A medida que la economía global acelera su transición hacia la digitalización, las soluciones de facturación electrónica se han convertido en un pilar fundamental de los sistemas financieros modernos. Tanto gobiernos como empresas están adoptando la facturación electrónica para mejorar la eficiencia, optimizar el cumplimiento normativo del IVA y reducir el fraude. En 2025, la normativa obligatoria sobre facturación electrónica se ha expandido significativamente, con nuevos requisitos, avances tecnológicos y desafíos de cumplimiento que configuran el panorama. Este artículo explora qué pueden esperar las empresas en 2025 en cuanto al cumplimiento normativo de la facturación electrónica, basándose en las tendencias actuales, los avances regulatorios y las implicaciones prácticas.

El auge de la facturación electrónica: una tendencia global

La facturación electrónica (el proceso de generar, transmitir y recibir facturas en un formato digital estructurado) es ahora una necesidad, no una novedad. A diferencia de las facturas tradicionales en papel o los archivos PDF enviados por correo electrónico, las facturas electrónicas se ajustan a formatos estandarizados (por ejemplo, XML, UBL o Peppol) que permiten el procesamiento automatizado y una integración fluida con el software de facturación electrónica. Para 2025, más de 80 países han implementado o están planeando implementar la facturación electrónica, según estimaciones de la Cámara de Comercio Internacional (CCI), impulsados ​​por objetivos como cerrar la brecha fiscal, aumentar la transparencia y optimizar las operaciones.

La Unión Europea (UE) sigue siendo pionera, con su iniciativa «IVA en la Era Digital» (ViDA), que sienta las bases para la facturación electrónica obligatoria y la presentación de informes en tiempo real para 2030. Mientras tanto, países de Asia, Latinoamérica y Oriente Medio están desarrollando sus propios marcos de facturación electrónica, adaptándolos a los sistemas tributarios locales y a las prioridades económicas. Para las empresas que operan a nivel mundial, 2025 es un año crucial de transición, ya que los requisitos de cumplimiento de la facturación electrónica en varios países se vuelven más complejos e interconectados.

Cambios regulatorios clave en 2025

1. Europa: En 2025, la Unión Europea continúa perfeccionando su normativa sobre facturación electrónica como parte de la estrategia más amplia del IVA en la Era Digital (ViDA). Si bien aún faltan años para que se implementen las reformas completas de ViDA, varios Estados miembros de la UE ya han implementado o ampliado sus mandatos nacionales de facturación electrónica, acelerando la transición a sistemas de facturación estandarizados y en tiempo real en toda Europa.

• Alemania: Desde el 1 de enero de 2025, todas las empresas residentes deben poder recibir facturas electrónicas estructuradas y legibles por máquina (p. ej., XRechnung o ZUGFeRD) que cumplan con la norma EN 16931. La emisión de facturas electrónicas será obligatoria para las empresas con una facturación anual superior a 800.000 € en 2027, y se prevé su plena adopción en Alemania para 2028.
• Portugal: El mandato de facturación electrónica B2G ahora se aplica a todas las empresas, incluidas las pymes, lo que mejora la transparencia fiscal en la contratación pública y se alinea con los objetivos de cumplimiento normativo de toda la UE.
• Estonia: A partir del 1 de julio de 2025, nuevas normas simplificadas fomentan la adopción de la facturación electrónica B2B, especialmente en el sector privado. Estos cambios buscan acelerar la transformación digital de las pequeñas y medianas empresas.

Además, la UE ha introducido regímenes simplificados de IVA para pymes y actualizado las normas para eventos virtuales, exigiendo que el IVA se aplique en función de la ubicación del cliente a partir de enero de 2025. En conjunto, estos avances reflejan el compromiso del bloque de agilizar el cumplimiento transfronterizo del IVA y armonizar la facturación digital en toda la región.

2. Asia ve un aumento en la adopción de la facturación electrónica, con enfoques graduales basados ​​en el tamaño de la empresa

• Malasia: Para julio de 2025, la facturación electrónica será obligatoria para todas las empresas, tras un piloto en mayo de 2024 y una implementación inicial para empresas con una facturación superior a 100 millones de MYR el año pasado. La plataforma e-Racun facilita esta transición.
• Singapur: A partir del 1 de noviembre de 2025, las empresas registradas en el GST podrán transmitir voluntariamente los datos de sus facturas a la Autoridad Tributaria a través de InvoiceNow, un sistema basado en Peppol, con fases obligatorias previstas para 2026.
• India: Desde el 1 de abril de 2025, el umbral de facturación electrónica en India se ha reducido a empresas con una facturación mínima de 50 millones de rupias (600 000 USD), según las actualizaciones de la Red de Impuestos sobre Bienes y Servicios (GSTN). También ha entrado en vigor una nueva norma de declaración de 30 días para las transacciones B2B, y los códigos QR dinámicos ahora son obligatorios para las facturas B2C.

3. Oriente Medio y África: Transformación digital

• EAU: La legislación para un sistema obligatorio de facturación electrónica se finalizó en el primer trimestre de 2025, aprovechando la red Peppol en un modelo de 5 puntos (explicado a continuación).
• Egipto: Nuevos grupos de contribuyentes se han unido al mandato de facturación electrónica en 2025, y la Autoridad Tributaria egipcia ha automatizado los recibos electrónicos B2C desde enero.
• Marruecos: Se está preparando un mandato para 2026, y 2025 será el año de planificación liderado por la Dirección General de Impuestos.

4. Américas: progreso gradual

• Estados Unidos: Si bien no existe un mandato federal, el programa piloto de facturación electrónica de la Coalición de Pagos Empresariales, lanzado en 2023, ha cobrado impulso en 2025, fomentando la adopción voluntaria entre empresas (B2B). Las agencias federales siguen exigiendo facturas electrónicas en formato UBL.
• Bolivia: La facturación electrónica se ha ampliado a otros grupos de contribuyentes (9-12) en febrero y marzo de 2025, basándose en el régimen existente.

Innovaciones tecnológicas que impulsan el cumplimiento

• Peppol: El estándar global

El marco paneuropeo de contratación pública en línea (Peppol) se está consolidando como un estándar global para la interoperabilidad de la facturación electrónica. En 2025, países como Singapur, Emiratos Árabes Unidos y los Estados miembros de la UE recurren cada vez más al modelo de 4 esquinas de Peppol (donde las facturas se transmiten del remitente al destinatario a través de dos proveedores de servicios) o al modelo de 5 esquinas (que incorpora una autoridad central para la validación). La adopción de la facturación electrónica Peppol se está acelerando a medida que los gobiernos impulsan la armonización. Las empresas deben alinear sus sistemas con los formatos de facturación electrónica Peppol BIS o PINT para cumplir con la normativa.

• IA y automatización

Las autoridades fiscales están aprovechando la inteligencia artificial (IA) y el big data para supervisar el cumplimiento normativo de la facturación electrónica en tiempo real. Por ejemplo, la Autoridad Tributaria de Hungría ahora compara los datos de las facturas con las declaraciones de IVA a partir de enero de 2025, detectando discrepancias al instante. Las empresas necesitan herramientas de facturación electrónica basadas en IA para validar datos, reducir errores y cumplir con estos estrictos requisitos de información en tiempo real.

• Formatos híbridos

Formatos como ZUGFeRD 2.3, lanzado en 2024, combinan archivos PDF legibles por humanos con XML legible por máquinas, ofreciendo flexibilidad y cumpliendo con los estándares legales. Las empresas que adopten estos sistemas híbridos en 2025 los consideran cruciales para el cumplimiento normativo y la eficiencia.

Desafíos de cumplimiento para las empresas

• Actualizaciones del sistema

La transición a la facturación electrónica obligatoria requiere una inversión significativa en sistemas ERP (planificación de recursos empresariales), actualizaciones del software de facturación electrónica y capacitación de los empleados. Las pequeñas y medianas empresas (pymes), en particular, pueden tener dificultades con los costos iniciales, aunque los beneficios a largo plazo, como la reducción de errores manuales y la agilización del procesamiento de facturas, compensan estos obstáculos.

• Complejidad multijurisdiccional

Para las empresas multinacionales, la falta de un estándar universal de facturación electrónica supone un reto. Una empresa que opera en Alemania, Malasia y EE. UU. podría compaginar simultáneamente la norma EN 16931, e-Racun y los formatos de facturación electrónica voluntaria UBL. Integrarlos en una estrategia cohesiva requiere soluciones de facturación electrónica multinacionales y asesoramiento especializado.

• Plazos y sanciones

El incumplimiento conlleva el riesgo de sanciones por facturación electrónica, retrasos en la devolución del IVA o facturas inválidas. En India, no generar facturas electrónicas con un Número de Referencia de Factura (IRN) conlleva sanciones por GST, mientras que el mandato de recepción de Alemania para 2025 elimina las opciones en papel.

Beneficios del cumplimiento de la facturación electrónica

A pesar de los desafíos, el cumplimiento de la facturación electrónica ofrece ventajas transformadoras:

• Eficiencia: La automatización reduce los tiempos de procesamiento hasta en un 80%, según estimaciones del sector, lo que reduce la carga administrativa gracias al software de facturación electrónica.
• Ahorro de costes: Las facturas digitales eliminan los costes de papel, franqueo y entrada manual, lo que ofrece un retorno de la inversión (ROI) medible.
• Transparencia: Los informes en tiempo real ayudan a las autoridades fiscales a combatir el fraude del IVA, lo que beneficia a las empresas que cumplen con la normativa, con auditorías y devoluciones del IVA más rápidas.
• Flujo de caja: Los ciclos de facturación más rápidos mejoran la previsibilidad financiera, lo que beneficia a las pymes y empresas que gestionan la facturación transfronteriza.

Cómo pueden prepararse las empresas para 2025

• Evalúe los sistemas actuales: Audite su infraestructura de facturación para identificar deficiencias. ¿Admite formatos estructurados como XML o Peppol?
• Elija un proveedor: Asóciese con plataformas de facturación electrónica (p. ej., Tungsten Automation, Unifiedpost) que garanticen el cumplimiento normativo en todas las jurisdicciones.
• Capacite al personal: Instruya a los equipos sobre los nuevos procesos para garantizar una transición fluida.
• Supervise la normativa: Manténgase informado a través de los portales gubernamentales (p. ej., IRAS.gov.sg, ec.europa.eu) o informes del sector, ya que los plazos pueden variar.
• Comience pronto: La adopción voluntaria en 2025, como en Singapur o Alemania, permite a las empresas perfeccionar los sistemas antes de que se endurezcan las normativas.

Mirando hacia el futuro: más allá de 2025

La ola de facturación electrónica continúa más allá de 2025. El mandato de facturación electrónica B2B de Francia comienza en 2026, el sistema de facturación electrónica KSeF de Polonia está confirmado para su lanzamiento en 2026 tras retrasos desde 2025, y las reformas de facturación electrónica ViDA de la UE se aproximan a 2030. A medida que los gobiernos perfeccionen estos sistemas, las empresas que se adapten ahora obtendrán una ventaja competitiva, convirtiendo el cumplimiento normativo en una oportunidad de crecimiento.

En 2025, el cumplimiento normativo de la facturación electrónica marca un hito. Con el endurecimiento de las regulaciones, la evolución de la tecnología de facturación electrónica y la acumulación de beneficios, las empresas deben actuar con decisión. Al adoptar estos cambios, las empresas no solo pueden cumplir con los requisitos legales de facturación electrónica, sino también posicionarse como líderes en el mundo de la facturación digital. El futuro de la facturación ya está aquí: la preparación es clave para prosperar.