¿Por qué es obligatoria la facturación electrónica?

• La facturación electrónica agiliza el proceso de facturación, reduciendo el papeleo y los tiempos de procesamiento.
• Minimiza los costos asociados con la impresión, el envío postal y la entrada manual de datos, lo que genera ahorros para las empresas.
• La automatización disminuye la probabilidad de error humano, lo que garantiza que las facturas se procesen correctamente.
• La facturación electrónica permite el seguimiento y el acceso a las facturas en tiempo real, lo que facilita una mejor gestión del flujo de efectivo.
• Los gobiernos y las autoridades fiscales pueden controlar las transacciones de manera más efectiva, lo que reduce la evasión fiscal y aumenta el cumplimiento de las leyes fiscales.
• La reducción del uso de papel se alinea con los objetivos de sostenibilidad corporativa al promover prácticas respetuosas con el medio ambiente.

¿Cómo puede una factura electrónica ayudar a gestionar la empresa?

¿De forma remota?Las facturas electrónicas (e-invoices) le ayudan a gestionar su negocio de forma remota al automatizar los procesos de facturación y recepción. Esto simplifica las operaciones, reduce los costos y promueve el cumplimiento tributario, lo que es especialmente importante para los equipos remotos. El uso de la facturación electrónica permite un seguimiento financiero eficiente y un intercambio de documentos en tiempo real, lo que aumenta la transparencia y simplifica la gestión de las operaciones remotas.

Comparación: facturación electrónica frente a facturación tradicional

Característica	Facturación electrónica	Facturación tradicional
Flujo de caja mejorado	Ciclos de pago más rápidos, monitoreo del flujo de efectivo en tiempo real	Pagos más lentos, visibilidad del flujo de efectivo retrasado
Ahorro de costos	Costos reducidos de papel, franqueo y entrada manual de datos	Costos más altos debido al papel, la impresión, el franqueo y el procesamiento manual
Beneficios ambientales	Reducción del consumo de papel y de la huella de carbono	Impacto ambiental significativo debido al uso y transporte de papel
Mejora de las relaciones con los proveedores	Proceso de pago simplificado, mayor transparencia	Posibilidad de retrasos y problemas de comunicación
Seguridad	Mayor seguridad de datos, menor riesgo de fraude	Mayor riesgo de violaciones de datos, fraude y pérdida de información física documentos
Automatización	Creación, entrega y recordatorios de pago automatizados de facturas	Entrada manual de datos, impresión, envío por correo y seguimiento
Mayor transparencia	Registros de auditoría claros, acceso a datos en tiempo real	Visibilidad limitada del estado de las facturas y del historial de pagos
Cumplimiento	Cumplimiento más sencillo de los requisitos normativos	Posibilidad de incumplimiento debido a errores manuales y problemas de mantenimiento de registros

Cómo implementar la facturación electrónica en su empresa

1. Evalúe sus necesidades y desafíos actuales:
   • Analice su proceso de facturación actual: identifique cuellos de botella, demoras y áreas para mejorar.
   • Determine sus objetivos clave: ¿Qué espera lograr con la facturación electrónica? (p. ej., pagos más rápidos, costos reducidos, eficiencia mejorada, mejor flujo de efectivo).
   • Evalúe su tecnología actual: determine si su software de contabilidad, sistema ERP u otras herramientas comerciales existentes son compatibles con las soluciones de facturación electrónica.
2. Elija la solución de facturación electrónica adecuada:
   • Investigue y compare diferentes opciones en función de las características, el precio, el cumplimiento, la seguridad y la facilidad de uso.
3. Planifique y prepárese para la implementación:
   • Desarrolle un plan de implementación integral con cronogramas y responsabilidades.
   • Capacite a su equipo en el nuevo sistema.
   • Prepare sus datos para una integración perfecta.
   • Pruebe el sistema a fondo antes de la implementación completa.
4. Entréguelo en funcionamiento y monitoree:
   • Realice la transición gradual a Facturación electrónica comenzando con un número limitado de facturas.
   • Controle los indicadores clave de rendimiento (KPI) y recopile comentarios.
5. Mantenga y optimice:
   • Actualice periódicamente el sistema con las últimas funciones y parches de seguridad.
   • Manténgase informado sobre los cambios regulatorios.
   • Mejore continuamente sus flujos de trabajo de facturación electrónica para maximizar la eficiencia y minimizar los errores.