En muchos estados, el registro del impuesto sobre las ventas implica obtener una licencia de impuesto sobre las ventas. Este documento representa la autorización para recaudar el impuesto sobre las ventas de bienes o servicios. Normalmente, una licencia de impuesto sobre las ventas se emite a una empresa al registrarse con las autoridades fiscales correspondientes. Casi todos los estados que tienen un impuesto sobre las ventas requieren esta licencia, aunque en cada estado puede llamarse de manera distinta. Por ejemplo, en Florida, se conoce como certificado de reventa; en Ohio, como licencia de vendedor; y en California e Idaho, como permiso de vendedor. No obstante, los términos más utilizados son permiso de impuesto sobre las ventas, certificado de impuesto sobre las ventas o certificado de registro.

La introducción del impuesto sobre las ventas en Estados Unidos se implementó en diferentes etapas, comenzando a finales del siglo XIX. Hoy en día, está en vigor en 45 estados, lo que hace que la mayoría de las empresas operando en el país deban cumplir con esta obligación. Este impuesto es una cantidad adicional que el cliente paga al comprar un bien o servicio, y el vendedor es responsable de recaudarlo y remitir los fondos recaudados al gobierno estatal. La aplicación del impuesto varía según el estado y depende de si un bien o servicio es gravable. Además, existe el concepto de «nexo fiscal», que determina si el impuesto se aplica o no a una empresa. El nexo puede ser físico o económico. Tener una presencia física en un estado generalmente implica tener una oficina, almacén o empleados. El nexo económico, por otro lado, se implementó en 2018 y suele basarse en el volumen de ventas o en la cantidad de transacciones realizadas.

Si una empresa vende bienes o servicios gravables y tiene presencia física en el estado o supera el umbral establecido, necesita registrarse para el impuesto sobre las ventas. Por ejemplo, si una empresa vende bienes sujetos al impuesto sobre las ventas en línea en Michigan y tiene una oficina y almacén en el estado, debe registrarse y obtener una licencia de impuesto sobre las ventas. Estas licencias suelen ser válidas por un año y pueden requerir una tarifa, aunque en muchos estados se expiden de forma gratuita.

Una vez obtenida la licencia, la empresa tiene varias obligaciones de cumplimiento tributario. En primer lugar, debe recaudar el impuesto sobre las ventas en cada transacción. En segundo lugar, debe declarar regularmente el impuesto sobre las ventas según la frecuencia estipulada en las leyes de cada estado. Además, es necesario remitir los impuestos recaudados a la autoridad tributaria correspondiente en plazos específicos. Mantener registros adecuados, cumplir con las fechas de presentación y renovación de la licencia son fundamentales para evitar sanciones. Por ejemplo, en Michigan, la licencia puede necesitar renovación anualmente; el incumplimiento podría resultar en la pérdida del derecho a recaudar el impuesto.

No tener una licencia de impuesto sobre las ventas al operar una empresa puede tener graves consecuencias, como sanciones elevadas y la acumulación de intereses sobre los impuestos no pagados. En Nueva York, por ejemplo, si una empresa vende bienes o servicios gravables sin el «Certificado de Autoridad», la multa puede ser de hasta $500 el primer día y hasta $200 por día adicional, llegando a un total de hasta $10,000.

Para operar una empresa de manera legal en los estados donde se aplica el impuesto sobre las ventas, es esencial obtener una licencia de impuesto sobre las ventas. Este documento asegura el cumplimiento de las leyes fiscales y protege a las empresas de sanciones y obligaciones financieras adicionales. Los propietarios deben entender claramente sus obligaciones fiscales, registrar la empresa cuando sea necesario y obtener la licencia correspondiente para operar sin riesgos.