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由财政部通过国家电子发票系统平台 Krajowy System e-Faktur（KSeF）管理。旨在提升税务合规性、减少增值税欺诈并优化企业运营。
波兰正通过政府运营的 KSeF（Krajowy System e-Faktur）平台逐步实施强制 B2B 电子发票，从自愿采用过渡到全面强制执行：
波兰强制推行电子发票制度
波兰正通过政府运营的 KSeF（Krajowy System e-Faktur）平台逐步实施强制 B2B 电子发票，从自愿采用过渡到全面强制执行：
- 2022年1月1日：波兰财政部启动了电子发票系统的自愿阶段，允许企业通过 KSeF 开具和接收结构化电子发票。早期采用者可获得诸如更快的增值税退税（最多40天，而非60天）等优势。
- 2024年（原定日期）：原计划从2024年7月1日起，电子发票将对所有增值税纳税人强制执行，但由于 KSeF 平台的准备情况、性能和网络安全问题，实施被推迟。政府宣布需要更多时间来稳定平台并回应利益相关者反馈。
- 新日期 – 2026年2月1日：波兰强制 B2B 电子发票的更新实施日期定为2026年2月。所有增值税注册企业将必须仅通过 KSeF 开具发票，包括开具、接收、存档和审计流程。传统格式（PDF、纸质）将不再具备增值税法律效力。
在波兰，谁需要使用电子发票？
以下情况需要使用电子发票：- 大型企业：自2024年7月起，所有国内和跨境增值税交易均强制执行。
- 中小企业（SMEs）：自2024年7月起适用相同的强制要求。
- 非居民企业：可能需要为与波兰增值税注册企业的交易开具电子发票。
电子发票 vs 数字账单
| 项目 | 电子发票 | 数字账单 |
| 目的 | 通过 KSeF 实现税务合规 | 非正式或面向客户的交易 |
| 格式 | KSeF 要求的结构化格式 | 灵活的、非强制性格式 |
| 验证 | 通过 KSeF 实时验证 | 不进行验证 |
| 存档 | 强制保存10年 | 可选 |
波兰电子发票系统的关键特征
- 提交平台：发票必须通过 KSeF 平台提交并完成验证后，方可发送给收件人。
- 合规检查：验证包括格式核查、增值税计算及买卖双方身份确认。
- 存档：发票需至少电子保存10年。
电子发票数据集
- 买方/卖方识别号：增值税识别号码。
- 发票详情：发票号、开票日期、付款条件。
- 商品与服务：描述、数量和价格。
- 税费：适用的增值税税率及金额。
- 交易信息：应付总额、币种及付款方式。
不同交易类型下的电子发票
B2B 交易：- 强制电子发票可确保税务申报准确并加快付款周期。
- 自2024年起，跨境 B2B 交易也必须符合 KSeF 要求。
- 虽然大多数 B2C 交易目前尚未强制，但电子发票可帮助优化流程并提升客户体验。
- 企业可开具电子收据以提升透明度和效率。
- 针对政府实体的交易已强制使用电子发票，以确保遵循公共采购规范。
不合规的处罚
- 罚款：可达增值税金额的100%或按每张发票处以固定金额罚款。
- 运营延迟：被拒发票可能中断付款流程并影响现金流。
- 法律风险：不合规可能增加审计或法律争议的风险。
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