Was ist das PEPPOL-Netzwerk

PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) ist ein offenes und standardisiertes Netzwerk, das den sicheren Austausch elektronischer Dokumente zwischen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen ermöglicht. Es spielt eine zentrale Rolle bei der elektronischen Rechnungsstellung, da es Genauigkeit, Effizienz und grenzüberschreitende Compliance standardisiert. Für britische Unternehmen – insbesondere für Lieferanten öffentlicher Einrichtungen wie den NHS – wird das PEPPOL-E-Invoicing-Netzwerk zunehmend wichtiger. Auch wenn Ihr Unternehmen noch keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer besitzt, können Sie dennoch eine PEPPOL-ID erhalten. Dieser Leitfaden zur Erlangung erklärt, wie britische Unternehmen sich registrieren und bequem mit dem Versand elektronischer Rechnungen beginnen können.

Vorteile des PEPPOL-Netzwerks für britische Unternehmen

Die Vorteile der Nutzung des PEPPOL-Netzwerks:

• Kosten- und Umweltersparnis – Reduziert Papier- und Versandkosten.
• Geschwindigkeit – Sofortige digitale Zustellung an Kunden und Behörden.
• Standardisierung – Gewährleistet die Einhaltung der PEPPOL-E-Invoicing-Regelungen weltweit.
• Vertrauen – Erhöht die Zuverlässigkeit für NHS-Lieferanten (wo E-Invoicing über PEPPOL verpflichtend ist) und internationale Partner.

Die Zusammenarbeit mit LOVAT bietet Ihnen noch mehr – Live-Support, erfahrenes Personal – Formular ausfüllen.

Voraussetzungen für die Erlangung einer PEPPOL-ID ohne Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Britische Unternehmen können dem PEPPOL-Netzwerk auch ohne Umsatzsteuer-ID beitreten, indem sie alternative Identifikatoren verwenden.

Dadurch können Unternehmen unterhalb der Umsatzsteuerpflichtgrenze oder befreite Organisationen dennoch eine PEPPOL-ID erhalten.

Registrierungsstatus des Unternehmens

• Kapitalgesellschaften: Müssen eine gültige CRN von Companies House angeben.
• Einzelunternehmer/Partnerschaften: Können eine UTR (Unique Taxpayer Reference) verwenden oder eine GLN beantragen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erlangung einer PEPPOL-ID

• Das Erhalten einer PEPPOL-ID ist einfach, wenn Sie das richtige Verfahren bei einem zertifizierten Access-Point-Anbieter befolgen:

Schritt 1 – Auswahl eines zertifizierten Access-Point-Anbieters

• Wählen Sie die beste Option aus OpenPEPPOL – Lovat Compliance. Lovat arbeitet hauptsächlich mit KMU und NHS-Lieferantenkonformität.

Schritt 2 – Registrierung beim Anbieter

• Folgende Dokumente müssen eingereicht werden:
• Unternehmensname und eingetragene Adresse
• CRN oder andere gültige Identifikationsnummer
• Kontaktinformationen
• Auszug von Companies House als Nachweis
• Falls Sie noch keine Umsatzsteuer-ID haben, informieren Sie den Anbieter, damit Ihre PEPPOL-ID mit Ihrer CRN konfiguriert wird.

Schritt 3 – Empfang und Aktivierung Ihrer PEPPOL-ID

• Nach der Verifizierung ist Ihre PEPPOL-ID einsatzbereit (z. B.: 0192:GB:12345678).
• Sie wird im PEPPOL-Verzeichnis registriert.
• Sie ist für Geschäftspartner auffindbar.

Schritt 4 – Integration und Test

• Verbindung über API, SFTP oder Webportal herstellen.
• Eine Testrechnung im UBL-Format (PEPPOL BIS 3.0 Standard) senden.
• Die Zustellung mit Ihrem Anbieter überprüfen.

Schritt 5 – Versand von E-Rechnungen starten

• Verwenden Sie Ihre PEPPOL-ID als Absender.
• Fügen Sie die PEPPOL-ID-Daten des Empfängers hinzu.
• Überwachen Sie den Sendestatus über das Dashboard des Anbieters.

So prüfen Sie eine PEPPOL-ID im Verzeichnis

Nach dem Auffinden und Überprüfen der PEPPOL-ID eines Partners:

• Verwenden Sie die offizielle PEPPOL-Verzeichnissuche.
• Geben Sie die Umsatzsteuer-ID, die CRN oder den Firmennamen ein.
• Bestätigen Sie, dass die Identifikationsnummer mit der registrierten Einheit übereinstimmt.

Compliance beim Versand elektronischer Rechnungen im Vereinigten Königreich

• Zur Einhaltung der britischen und NHS-Standards:
• Kennzeichnen Sie Rechnungen als „steuerbefreit“, wenn keine Umsatzsteuer anfällt.
• Fügen Sie alle Pflichtfelder nach PEPPOL BIS 3.0 hinzu.
• NHS-Lieferanten müssen die spezifischen NHS-Vorgaben für digitale Rechnungen erfüllen.

Vergleichstabelle:

Beispiele für verwendete Identifikatoren

Zukunft von PEPPOL im Vereinigten Königreich

Die britische Regierung startete im Februar 2025 eine Konsultation (beendet am 7. Mai 2025), um zu prüfen, ob PEPPOL für E-Invoicing im Vereinigten Königreich sowohl im B2G- als auch im B2B-Bereich verpflichtend werden soll. Um rechtzeitig vorbereitet zu sein, sollten sich Unternehmen bereits jetzt darauf einstellen. Wichtige Entwicklungen:

• Ausweitung von Making Tax Digital (MTD) auf die E-Rechnung.
• Internationale Einführung von PEPPOL in Europa und darüber hinaus.
• Vermehrte Nutzung von PEPPOL-ID-Registrierungsanforderungen in verschiedenen Branchen.

FAQ-Bereich

Wie erhalte ich eine PEPPOL-ID im Vereinigten Königreich?

Registrieren Sie sich bei einem Access-Point-Anbieter wie Lovat Compliance und verwenden Sie Ihre CRN oder GLN, falls keine Umsatzsteuer-ID vorhanden ist.

Wie überprüfe ich eine PEPPOL-ID?

Gehen Sie in das PEPPOL-Verzeichnis online und suchen Sie nach der Identifikationsnummer oder dem Firmennamen.

Warum sollten britische Unternehmen PEPPOL verwenden?

Es sorgt für eine schnellere, kostengünstigere und konforme Rechnungsstellung sowohl im öffentlichen als auch im privaten Sektor.

Fazit

Britische Unternehmen ohne Umsatzsteuer-Identifikationsnummer können dem PEPPOL-E-Invoicing-Netzwerk beitreten, indem sie sich bei einem zertifizierten Anbieter mit alternativen Identifikatoren registrieren. Durch die Befolgung dieses Leitfadens zur Erlangung Ihrer PEPPOL-ID:

• erhalten Sie eine sichere digitale Rechnungsadresse,
• erfüllen Sie die Anforderungen des NHS und der Regierung,
• und bereiten Ihr Unternehmen auf zukünftige gesetzliche Änderungen vor.

Die Einhaltung der PEPPOL-ID-Registrierung stellt sicher, dass Ihr Unternehmen in der globalen E-Invoicing-Landschaft auffindbar, vernetzt und effizient bleibt.

• Wir unterstützen Sie gerne auf Ihrem Weg zur Compliance. Wenn Sie Fragen haben oder Hilfe benötigen, kontaktieren Sie bitte unser engagiertes Team.

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