Mit der zunehmenden Digitalisierung der Weltwirtschaft sind E-Invoicing-Lösungen zu einem Eckpfeiler moderner Finanzsysteme geworden. Regierungen und Unternehmen nutzen die elektronische Rechnungsstellung, um die Effizienz zu steigern, die Umsatzsteuerkonformität zu verbessern und Betrug zu reduzieren. Im Jahr 2025 werden die verbindlichen E-Invoicing-Vorschriften deutlich erweitert. Neue Anforderungen, technologische Fortschritte und Compliance-Herausforderungen prägen die Landschaft. Dieser Artikel untersucht, was Unternehmen im Jahr 2025 in Bezug auf die E-Invoicing-Compliance erwarten können, und berücksichtigt dabei aktuelle Trends, regulatorische Entwicklungen und praktische Auswirkungen.

Der Aufstieg der elektronischen Rechnungsstellung: Ein globaler Trend

E-Invoicing – der Prozess der Erstellung, Übermittlung und des Empfangs von Rechnungen in einem strukturierten digitalen Format – ist heute keine Neuheit mehr, sondern eine Notwendigkeit. Im Gegensatz zu herkömmlichen Papierrechnungen oder per E-Mail versendeten PDF-Dateien folgen elektronische Rechnungen standardisierten Formaten (z. B. XML, UBL oder Peppol E-Invoicing), die eine automatisierte Verarbeitung und nahtlose Integration in E-Invoicing-Software ermöglichen. Nach Schätzungen der Internationalen Handelskammer (ICC) haben bis 2025 mehr als 80 Länder E-Invoicing-Vorschriften eingeführt oder planen diese aktiv. Ziel ist es, Steuerlücken zu schließen, Transparenz zu erhöhen und Abläufe zu optimieren.

Die Europäische Union (EU) bleibt mit ihrer Initiative „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“ (ViDA) Vorreiter und legt den Grundstein für die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung und Echtzeitberichterstattung bis 2030. Gleichzeitig entwickeln Länder in Asien, Lateinamerika und dem Nahen Osten ihre eigenen Rahmenbedingungen für die elektronische Rechnungsstellung und passen diese an lokale Steuersysteme und wirtschaftliche Prioritäten an. Für global tätige Unternehmen ist 2025 ein entscheidendes Übergangsjahr, da die länderübergreifenden Compliance-Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung immer komplexer und vernetzter werden.

Wichtige regulatorische Änderungen im Jahr 2025

1. Europa: Im Jahr 2025 verfeinert die Europäische Union ihre Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung im Rahmen der umfassenden Strategie „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“ (ViDA) weiter. Obwohl die vollständigen ViDA-Reformen noch Jahre auf sich warten lassen, haben mehrere EU-Mitgliedsstaaten bereits nationale Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung eingeführt oder erweitert und beschleunigen damit die Umstellung auf standardisierte Echtzeit-Rechnungssysteme in ganz Europa.

• Deutschland: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle in Deutschland ansässigen Unternehmen strukturierte, maschinenlesbare E-Rechnungen (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) gemäß der Norm EN 16931 empfangen können. Die Ausstellung elektronischer Rechnungen wird für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 Euro ab 2027 verpflichtend. Die vollständige Einführung elektronischer Rechnungen in Deutschland wird für 2028 erwartet.
• Portugal: Die B2G-Vorschrift zur elektronischen Rechnungsstellung gilt nun für alle Unternehmen, einschließlich KMU. Sie verbessert die steuerliche Transparenz bei der öffentlichen Auftragsvergabe und steht im Einklang mit den EU-weiten Compliance-Zielen.
• Estland: Ab dem 1. Juli 2025 fördern neue, vereinfachte Regeln die Einführung elektronischer B2B-Rechnungen, insbesondere im privaten Sektor. Diese Änderungen zielen darauf ab, die digitale Transformation kleiner und mittlerer Unternehmen zu beschleunigen.

Darüber hinaus hat die EU vereinfachte Mehrwertsteuersysteme für KMU eingeführt und die Regeln für virtuelle Veranstaltungen aktualisiert. Ab Januar 2025 muss die Mehrwertsteuer nun auf der Grundlage des Standorts des Kunden erhoben werden. Zusammen spiegeln diese Entwicklungen das Engagement des Blocks wider, die grenzüberschreitende Mehrwertsteuerkonformität zu vereinfachen und die digitale Rechnungsstellung in der gesamten Region zu harmonisieren.

2. In Asien steigt die Einführung elektronischer Rechnungen rasant an, wobei die Einführung schrittweise, je nach Unternehmensgröße, erfolgt

• Malaysia: Ab Juli 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung für alle Unternehmen verpflichtend. Dies erfolgte nach einem Pilotprojekt im Mai 2024 und einer ersten Einführung für Unternehmen mit einem Umsatz von über 100 Millionen Malaysischen Ringgit im vergangenen Jahr. Die e-Racun-Plattform unterstützt diesen Übergang.
• Singapur: Ab dem 1. November 2025 können GST-registrierte Unternehmen Rechnungsdaten freiwillig über InvoiceNow, ein auf Peppol basierendes System, an die Inland Revenue Authority übermitteln. Für 2026 sind verpflichtende Phasen geplant.
• Indien: Seit dem 1. April 2025 ist die Schwelle für elektronische Rechnungen in Indien laut Updates des Goods and Services Tax Network (GSTN) auf Unternehmen mit einem Umsatz von nur 5 Crore Rupien (600.000 US-Dollar) gesenkt worden. Außerdem ist eine neue 30-Tage-Meldepflicht für B2B-Transaktionen in Kraft getreten, und dynamische QR-Codes sind nun für B2C-Rechnungen obligatorisch.

3. Naher Osten und Afrika: Digitale Transformation

• VAE: Die Gesetzgebung für ein obligatorisches elektronisches Rechnungssystem wurde im ersten Quartal 2025 fertiggestellt und nutzt das Peppol-Netzwerk in einem 5-Corner-Modell (siehe unten).
• Ägypten: Neue Steuerzahlergruppen sind der E-Rechnungspflicht im Jahr 2025 beigetreten, wobei die ägyptische Steuerbehörde seit Januar B2C-E-Quittungen automatisiert.
• Marokko: Ein Mandat für 2026 ist in Vorbereitung, wobei 2025 als Planungsjahr unter der Leitung der Generaldirektion für Steuern dient.

4. Amerika: Allmählicher Fortschritt

• USA: Obwohl es keine bundesstaatliche Vorschrift gibt, hat das 2023 gestartete Pilotprojekt der Business Payments Coalition zur elektronischen Rechnungsstellung im Jahr 2025 an Fahrt gewonnen und die freiwillige Einführung im B2B-Bereich gefördert. Bundesbehörden verlangen weiterhin elektronische Rechnungen im UBL-Format.
• Bolivien: Die elektronische Rechnungsstellung wurde im Februar und März 2025 auf zusätzliche Steuerzahlergruppen (9–12) ausgeweitet und baut auf dem bestehenden System auf.

Technologische Innovationen fördern die Compliance

• Peppol: Der globale Standard

Das Pan-European Public Procurement Online (PEPPOL)-Framework entwickelt sich zum globalen Standard für die Interoperabilität elektronischer Rechnungen. Im Jahr 2025 setzen Länder wie Singapur, die Vereinigten Arabischen Emirate und EU-Mitgliedsstaaten zunehmend auf das 4-Corner-Modell (Rechnungsfluss vom Absender zum Empfänger über zwei Dienstleister) oder das 5-Corner-Modell (mit einer zentralen Validierungsinstanz). Die Einführung von PEPPOL E-Invoicing beschleunigt sich, da Regierungen auf Harmonisierung drängen. Unternehmen müssen ihre Systeme an die E-Invoicing-Formate PEPPOL BIS oder PINT anpassen, um konform zu bleiben.

• KI und Automatisierung

Steuerbehörden nutzen künstliche Intelligenz (KI) und Big Data, um die Einhaltung der E-Rechnungsvorschriften in Echtzeit zu überwachen. Beispielsweise vergleicht die ungarische Steuerbehörde seit Januar 2025 Rechnungsdaten mit Umsatzsteuererklärungen und erkennt Abweichungen sofort. Unternehmen benötigen KI-gestützte E-Rechnungstools, um Daten zu validieren, Fehler zu reduzieren und diese strengen Anforderungen an die Echtzeitberichterstattung zu erfüllen.

• Hybridformate

Formate wie ZUGFeRD 2.3, das 2024 veröffentlicht wird, kombinieren menschenlesbare PDFs mit maschinenlesbarem XML und bieten so Flexibilität bei gleichzeitiger Einhaltung gesetzlicher Standards. Unternehmen, die diese Hybridsysteme 2025 einführen, sehen darin einen entscheidenden Faktor für Compliance und Effizienz.

Compliance-Herausforderungen für Unternehmen

• System-Upgrades

Die Umstellung auf die obligatorische elektronische Rechnungsstellung erfordert erhebliche Investitionen in ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning), Software-Updates für die elektronische Rechnungsstellung und Mitarbeiterschulungen. Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU) können mit den anfänglichen Kosten zu kämpfen haben. Langfristige Vorteile – wie weniger manuelle Fehler und eine schnellere Rechnungsbearbeitung – gleichen diese Hürden jedoch aus.

• Komplexität mehrerer Gerichtsbarkeiten

Für multinationale Unternehmen stellt das Fehlen eines universellen E-Invoicing-Standards eine Herausforderung dar. Ein in Deutschland, Malaysia und den USA tätiges Unternehmen muss möglicherweise gleichzeitig die E-Invoicing-Formate EN 16931, e-Racun und die freiwillige UBL-Norm anwenden. Die Integration dieser Formate in eine schlüssige Strategie erfordert länderübergreifende E-Invoicing-Lösungen und fachkundige Beratung.

• Fristen und Strafen

Bei Nichteinhaltung drohen Strafen für elektronische Rechnungen, verspätete Mehrwertsteuerrückerstattungen oder ungültige Rechnungen. In Indien führt das Fehlen einer Rechnungsreferenznummer (IRN) für elektronische Rechnungen zu GST-Strafen, während die deutsche Wareneingangsverordnung ab 2025 papierbasierte Optionen ausschließt.

Vorteile der E-Invoicing-Compliance

Trotz der Herausforderungen bietet die Einhaltung der E-Rechnungsvorschriften bahnbrechende Vorteile:

• Effizienz: Durch die Automatisierung werden die Bearbeitungszeiten Branchenschätzungen zufolge um bis zu 80 % verkürzt und der Verwaltungsaufwand durch E-Invoicing-Software verringert.
• Kosteneinsparungen: Digitale Rechnungen eliminieren Papier-, Porto- und manuelle Eingabekosten und sorgen für einen messbaren ROI der elektronischen Rechnungsstellung.
• Transparenz: Echtzeitberichte unterstützen die Steuerbehörden bei der Bekämpfung von Mehrwertsteuerbetrug und kommen konformen Unternehmen durch schnellere Prüfungen und Mehrwertsteuerrückerstattungen zugute.
• Cashflow: Schnellere Rechnungszyklen verbessern die finanzielle Vorhersehbarkeit, ein Segen für KMU und Unternehmen, die grenzüberschreitende Rechnungen abwickeln.

Wie sich Unternehmen auf 2025 vorbereiten können

• Bestehende Systeme bewerten: Überprüfen Sie Ihre Rechnungsinfrastruktur, um Lücken zu identifizieren. Kann sie strukturierte Formate wie XML oder Peppol verarbeiten?
• Anbieter wählen: Arbeiten Sie mit E-Invoicing-Plattformen (z. B. Tungsten Automation, Unifiedpost) zusammen, die Compliance über verschiedene Rechtsräume hinweg gewährleisten.
• Mitarbeiter schulen: Informieren Sie Ihre Teams über neue Prozesse, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
• Vorschriften im Blick: Bleiben Sie über Behördenportale (z. B. IRAS.gov.sg, ec.europa.eu) oder Branchenberichte auf dem Laufenden, da sich Zeitpläne ändern können.
• Frühzeitig starten: Die freiwillige Einführung ab 2025, wie in Singapur oder Deutschland, ermöglicht es Unternehmen, ihre Systeme zu optimieren, bevor die Vorschriften verschärft werden.

Ausblick: Nach 2025

Die E-Invoicing-Welle hält auch nach 2025 an. Frankreichs B2B-E-Invoicing-Mandat tritt 2026 in Kraft, Polens KSeF-E-Invoicing-System soll nach Verzögerungen ab 2025 ebenfalls 2026 eingeführt werden, und die ViDA-E-Invoicing-Reform der EU rückt für 2030 näher. Während Regierungen diese Systeme weiterentwickeln, verschaffen sich Unternehmen, die sich jetzt anpassen, einen Wettbewerbsvorteil und nutzen Compliance als Wachstumschance.

2025 markiert die E-Invoicing-Compliance einen Wendepunkt. Angesichts verschärfter Vorschriften, der Weiterentwicklung der E-Invoicing-Technologie und der damit verbundenen Vorteile müssen Unternehmen entschlossen handeln. Indem sie diese Veränderungen annehmen, können sie nicht nur die gesetzlichen E-Invoicing-Anforderungen erfüllen, sondern sich auch als Vorreiter in einer digitalen Rechnungswelt positionieren. Die Zukunft der Rechnungsstellung hat begonnen – Vorbereitung ist der Schlüssel zum Erfolg.