Polen

Dieser Leitfaden richtet sich an E-Commerce-Unternehmen, die online über Webshops oder Marktplätze an polnische Verbraucher verkaufen.
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MwSt. Standard Satz

Der Standard-Mehrwertsteuersatz in Polen im Jahr 2024 beträgt 23%.

MwSt. Reduzierter Satz

8% Für bestimmte Produkte und Dienstleistungen gilt der reduzierte Satz einschließlich: Bau, Renovierung, Modernisierung, Energieeffizienz oder Umbau von Gebäuden oder Teilen davon, die in der Agenda für den Bau von Sozialwohnungen enthalten sind 5% Umfasst Grundnahrungsmittel (z. B. Brot, Milchprodukte, Fleischzubereitungen, Zubereitungen aus Getreide, Mehl, Grütze, Nudeln, Saft) und gedruckte Bücher sowie auf Datenträgern, Bändern oder anderen physischen Medien und Fachzeitschriften. Siehe die Zusammenfassung der EU-Mehrwertsteuersätze

Mehrwertsteuer Standardsatz

Der Standard-Mehrwertsteuersatz in Polen im Jahr 2024 beträgt 23%.

MwSt. Ermäßigter Satz

Für E-Books und Publikationen gilt ein ermäßigter Satz von 5%.
Standard-Mehrwertsteuersatz 23% Ermäßigter Mehrwertsteuersatz 8%, 5% Schwellenwerte €10,000
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Schwellenwerte

Ab dem 1. Juli 2021 wurden die Fernabsatzschwellen aufgehoben und durch eine einheitliche Schwelle von 10,000 für alle EU-Mitglieder ersetzt. Mit anderen Worten, Unternehmen, deren steuerpflichtiger grenzüberschreitender Jahresumsatz über 10,000 liegt, sollten die Mehrwertsteuer zum Mehrwertsteuersatz des Wohnsitzlandes des Kunden erheben. Siehe die Zusammenfassung der EU-Mehrwertsteuersätze.

Abzugsfähige Mehrwertsteuer

Wenn Waren oder Dienstleistungen zur Herstellung steuerpflichtiger Lieferungen in Polen verwendet würden, könnte die Mehrwertsteuer in Vorrechnungen gutgeschrieben werden. Beispiele beinhalten:
  • Bei der Zollabfertigung mit Ihrer EORI-Nummer gezahlte Mehrwertsteuer;
  • Mehrwertsteuer gezahlt an polnische Lieferanten.

Registrierungsverfahren

Wenn ein Unternehmen zur Registrierung verpflichtet ist, müssen die Eigentümer ein MwSt.-Registrierungsformular zusammen mit den entsprechenden Unterlagen ausfüllen und einreichen:
  • Gründungsurkunde;
  • Handelsregisterauszug;
  • Bescheinigung;
  • Satzung;
  • Eine Erklärung der wirtschaftlichen Aktivitäten des Unternehmens in Polen;
  • Ein Bankausweis;
  • Wenn das Unternehmen einen lokalen Steuerberater oder Steuerbeamten ernennt, dann ein Vollmachtsschreiben oder eine Vollmacht.
Alle Dokumente sollten in die polnische Sprache übersetzt werden. Die gemeinschaftsinterne MwSt.-Identifikationsnummer sollte unter gesonderter Beantragung erhalten werden.

Steuervertreter

Außerhalb der Europäischen Union ansässige steuerpflichtige Unternehmen sind verpflichtet, Fiskalvertreter zu ernennen, um alle Formalitäten im Zusammenhang mit der Mehrwertsteuerregistrierung und -ausfüllung zu erledigen.

Aufzeichnungen führen

Aufzeichnungen über durchgeführte Transaktionen müssen aufbewahrt werden, um die Richtigkeit von Steuererklärungen und Zahlungen zu überprüfen. Die Aufbewahrungsfrist für die Unterlagen beträgt zehn Jahre.

Datum der Zahlung der MwSt

Die fällige Mehrwertsteuer muss vor dem 7. Tag des auf den Zeitraum folgenden Monats gezahlt werden.

Einreichung der MwSt.-Erklärung

MwSt.-Erklärungen und Zahlungen werden entweder monatlich oder vierteljährlich eingereicht – spätestens am 25. des Monats, der auf den Berichtszeitraum folgt. Darüber hinaus sind alle Mehrwertsteuerpflichtigen (mit Ausnahme der Steuerbefreiung) verpflichtet, bis zum 25. des Folgemonats monatlich SAFT einzureichen, auch wenn sie vierteljährliche Steuererklärungen einreichen.

E-Rechnung in Polen

Polen führt die obligatorische elektronische Rechnungsstellung schrittweise ein, die vollständige Umsetzung ist für 2026 geplant.

Zeitplan:

  • Januar 2022: Die freiwillige elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich begann in Polen mit der Einführung „strukturierter“ Rechnungen.
  • 1. Februar 2026: Obligatorische elektronische Rechnungsstellung für alle kommerziellen Transaktionen (B2G und B2B) für große Steuerzahler mit einem Jahresumsatz von über 200 Millionen PLN.
  • 1. April 2026: Obligatorische elektronische Rechnungsstellung für alle Steuerzahler. Allerdings sind Business-to-Consumer-Transaktionen (B2C) von der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung ausgenommen.
Das Herzstück des polnischen elektronischen Rechnungsstellungssystems ist das KSeF (Krajowy System e-Faktur). Dies ist eine staatlich betriebene Plattform, die den Austausch elektronischer Rechnungen zwischen Unternehmen abwickelt. Alle elektronischen Rechnungen müssen über dieses System übermittelt werden. Für Nichtansässige besteht derzeit keine Pflicht zur Verwendung elektronischer Rechnungen, dies kann sich jedoch in Zukunft ändern. Wir behalten die Gesetzesänderungen im Auge.

Schwellen

Unternehmen mit Sitz oder Betriebsstätte in der EU können die Regeln für geringe Jahresumsätze anwenden. In diesem Fall liegt die Schwelle bei 10,000€. Unternehmen mit Sitz außerhalb der Europäischen Union können nicht von der Intra-EU-Schwelle profitieren. Die Registrierungsschwelle für Unternehmen außerhalb der EU ist null. Das bedeutet, dass sie sich ab dem ersten Verkauf registrieren müssen. Solche Unternehmen können sich anstelle der Registrierung in Polen für Nicht-Unions-OSS registrieren. Die Registrierungsschwelle für lokale Unternehmen beträgt 200,000 PLN.

Beweisstücke

Oft ist es nicht einfach, den Sitz des Käufers zu bestimmen, aber für die Bestimmung der Steuerpflichten ist es äußerst wichtig. Nachfolgend finden Sie eine Liste der grundlegenden Kriterien:
  • Die ständige Adresse des Kunden;
  • Rechnungsadresse (Bank oder Anbieter elektronischer Zahlungen);
  • Internet Protocol (IP)-Adresse;
  • Telefonnummer;
  • Der Standort des Festnetzanschlusses des Kunden, über den ihm die Dienstleistung erbracht wird;
  • Andere kommerziell relevante Informationen.
Und wenn zwei von ihnen in Polen sind, kann der Kunde als Pole bestimmt werden.

E-Services-Liste

Die Gesetzgebung legt fest, dass jedes Produkt, das in elektronischer Form gespeichert, geliefert und verwendet wird, als digitales Produkt gilt. Dies sind Waren oder Dienstleistungen, die ein Kunde per E-Mail erhalten kann, indem er sie aus dem Internet herunterlädt oder sich auf einer Website anmeldet. Als digitale Dienste nennt das Gesetz insbesondere:
  • Elektronische Bücher, Bilder, Filme und Videos, unabhängig davon, ob Sie eine Kopie von Shopify kaufen oder einen Dienst (z. B. Amazon Prime) nutzen. In Steuermaterialien werden diese Produkte als „Audio-, visuelle oder audiovisuelle Produkte“ bezeichnet;
  • Herunterladbare und streamende Musik, unabhängig davon, ob Sie eine MP3 kaufen oder Musikdienste nutzen;
  • Cloudbasierte Software und as-a-Service-Produkte (SaaS, PaaS, IaaS);
  • Websites, Website-Hosting-Dienste und Internetdienstanbieter;
  • Online-Anzeigen und Affiliate-Marketing.

Registrierungsverfahren

Um sich zu registrieren, müssen Sie einen Registrierungsantrag ausfüllen. Dazu benötigen Sie folgende Angaben zum Unternehmen:
  • Name des Unternehmens, Handelsname des Unternehmens (falls zutreffend), vollständige Postanschrift, E-Mail-Adresse und Website der steuerpflichtigen Person, Name und Telefonnummer der Kontaktperson;
  • Nationale Steuernummer (falls zutreffend);
  • Land, in dem der Steuerpflichtige seinen Geschäftssitz hat;
  • Internationale Bankkontonummer oder OBAN-Nummer und BIC;
  • Eine elektronische Erklärung, dass der Steuerpflichtige in der Union nicht mehrwertsteuerpflichtig ist;
  • Datum des Beginns der Nutzung des Systems.
Den Dokumenten ist eine beglaubigte Übersetzung ins Polnische beizufügen.

Steuervertreter

Verkäufer, die digitale Dienstleistungen verkaufen, sind nicht verpflichtet, einen Steuervertreter in Polen zu benennen.

Aufzeichnungen führen

Die Unterlagen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden – die Steuerbehörden haben das Recht, sie anzufordern.

Ausfüllen von Umsatzsteuererklärungen

Der Standardmeldezeitraum in Polen beträgt einen Monat. Steuerpflichtige müssen innerhalb von 25 Tagen nach Ende des Berichtszeitraums eine Erklärung abgeben und die Steuer entrichten. Zum Beispiel bis zum 25. April für März.

Zahlungsdatum der MwSt

Die MWST-Zahlungsfristen entsprechen den Abgabefristen für MWST-Erklärungen.

E-Rechnung in Polen

Polen führt die obligatorische elektronische Rechnungsstellung schrittweise ein, die vollständige Umsetzung ist für 2026 geplant.

Zeitplan:

  • Januar 2022: Die freiwillige elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich begann in Polen mit der Einführung „strukturierter“ Rechnungen.
  • 1. Februar 2026: Obligatorische elektronische Rechnungsstellung für alle kommerziellen Transaktionen (B2G und B2B) für große Steuerzahler mit einem Jahresumsatz von über 200 Millionen PLN.
  • 1. April 2026: Obligatorische elektronische Rechnungsstellung für alle Steuerzahler. Allerdings sind Business-to-Consumer-Transaktionen (B2C) von der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung ausgenommen.
Das Herzstück des polnischen elektronischen Rechnungsstellungssystems ist das KSeF (Krajowy System e-Faktur). Dies ist eine staatlich betriebene Plattform, die den Austausch elektronischer Rechnungen zwischen Unternehmen abwickelt. Alle elektronischen Rechnungen müssen über dieses System übermittelt werden. Für Nichtansässige besteht derzeit keine Pflicht zur Verwendung elektronischer Rechnungen, dies kann sich jedoch in Zukunft ändern. Wir behalten die Gesetzesänderungen im Auge.
Oktober 2, 2024 90
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