E-Invoicing

E-Invoicing oder elektronische Rechnungsstellung umfasst den gesamten Rechnungslebenszyklus, von der Erstellung und Zustellung bis hin zur Verarbeitung und schließlichen Zahlung. Es geht um mehr als nur das Senden einer PDF-Rechnung per E-Mail; es geht um den Austausch strukturierter Daten zwischen Systemen, wodurch Automatisierung und Standardisierung ermöglicht werden.

E-Invoicing ist der Austausch von Rechnungsdaten zwischen Lieferanten und Käufern in einem strukturierten elektronischen Format, wodurch eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht wird.

Der typische E-Invoicing-Prozess umfasst:

1. Rechnungserstellung: Der Lieferant erstellt die Rechnung in einem strukturierten digitalen Format (z. B. XML, EDI).
2. Übertragung: Die Rechnung wird elektronisch an das System des Käufers übermittelt, häufig über ein sicheres Netzwerk oder eine sichere Plattform.
3. Empfang und Verarbeitung: Das System des Käufers empfängt und verarbeitet die Rechnungsdaten automatisch, sodass keine manuelle Dateneingabe mehr erforderlich ist.
4. Genehmigung: Der Käufer überprüft die Rechnungsdetails und genehmigt sie zur Zahlung.
5. Zahlung: Die Zahlung wird eingeleitet, häufig über ein separates E-Payment-System (das integriert sein kann, muss aber nicht).
6. Abgleich: Sowohl der Käufer als auch der Lieferant gleichen ihre Aufzeichnungen auf der Grundlage der ausgetauschten Daten ab.

Gemeinsame Zu den E-Invoicing-Formaten zählen XML (Extensible Markup Language), EDI (Electronic Data Interchange) und zunehmend auch Standards wie PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online).

E-Invoicing beinhaltet häufig die Einhaltung bestimmter gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen, wie z. B. digitale Signaturen, Einhaltung der Mehrwertsteuer und Datensicherheitsstandards.

E-Billing

E-Billing oder elektronische Rechnungsstellung konzentriert sich speziell auf den Zahlungsaspekt des Rechnungsstellungsprozesses. Es geht in erster Linie darum, die elektronische Zahlung einer Rechnung zu erleichtern, die elektronisch empfangen wurde oder nicht.

E-Billing bezieht sich auf die elektronische Vorlage und Zahlung von Rechnungen.

Der E-Billing-Prozess umfasst in der Regel:

1. Rechnungsvorlage: Die Rechnung, die in elektronischer oder Papierform vorliegen kann, wird dem Käufer vorgelegt.
2. Zahlungsautorisierung: Der Käufer autorisiert die Zahlung über eine elektronische Zahlungsmethode (z. B. Kreditkarte, Lastschrift, Online-Banking).
3. Zahlungsabwicklung: Die Zahlung wird elektronisch verarbeitet und die Gelder werden vom Konto des Käufers auf das Konto des Lieferanten überwiesen.
4. Zahlungsbestätigung: Sowohl der Käufer als auch der Lieferant erhalten eine Bestätigung der Zahlung.

Der Hauptfokus des E-Billing liegt auf der Vereinfachung und Beschleunigung des Zahlungsvorgangs.

Wichtige Unterschiede:

Umfang: Der bedeutendste Unterschied liegt im Umfang. Die elektronische Rechnungsstellung deckt den gesamten Rechnungslebenszyklus ab, von der Erstellung bis zur Zahlung und Abstimmung. Die elektronische Rechnungsstellung hingegen konzentriert sich ausschließlich auf die Zahlungsphase. Die elektronische Rechnungsstellung beinhaltet häufig die elektronische Rechnungsstellung als Teil ihres Prozesses, kann aber auch für Rechnungen verwendet werden, die in herkömmlichen Formaten eingehen.

Prozess: Die elektronische Rechnungsstellung umfasst den automatisierten Austausch strukturierter Daten und ermöglicht so die Kommunikation zwischen Systemen. Die elektronische Rechnungsstellung erfolgt zwar elektronisch, erfordert jedoch häufig mehr manuelle Schritte, insbesondere wenn die ursprüngliche Rechnung in Papierform vorliegt. Die elektronische Rechnungsstellung rationalisiert den gesamten Prozess; die elektronische Rechnungsstellung rationalisiert die Zahlung.

Zweck: Die elektronische Rechnungsstellung zielt darauf ab, den Austausch und die Verarbeitung von Rechnungen zu standardisieren und zu automatisieren, was zu mehr Effizienz, weniger Fehlern und Kosteneinsparungen führt. Der Hauptzweck der elektronischen Rechnungsstellung besteht darin, Zahlungen zu erleichtern und zu beschleunigen, sodass Käufer leichter bezahlen und Lieferanten leichter Geld erhalten können.

Vorteile und Nachteile

E-Invoicing und E-Billing sind verwandte, aber unterschiedliche Konzepte. E-Invoicing bietet eine umfassende Lösung für die Verwaltung des gesamten Rechnungsprozesses, während sich E-Billing speziell auf die Erleichterung elektronischer Zahlungen konzentriert. Das Verständnis des Unterschieds zwischen diesen beiden Ansätzen ist für Unternehmen, die ihre Finanzgeschäfte optimieren und die richtige Lösung für ihre Anforderungen auswählen möchten, von entscheidender Bedeutung. E-Invoicing bietet aufgrund seiner Automatisierungsfunktionen eine höhere langfristige Effizienz und Kosteneinsparungen, während E-Billing eine unmittelbarere Verbesserung der Zahlungsabwicklungsgeschwindigkeit bietet.