E-Invoicing oder elektronische Rechnungsstellung bezeichnet den Vorgang des elektronischen Versendens und Empfangens von Rechnungen anstatt 1 über herkömmliche papierbasierte Methoden. 2 In Deutschland hat es wie in vielen anderen Ländern einen deutlichen Vorstoß in Richtung Digitalisierung gegeben, und E-Invoicing ist ein wichtiger Teil dieses Übergangs.

Merkmale elektronischer Rechnungen im deutschen Recht Die deutsche Gesetzgebung hat spezifische Vorschriften für elektronische Rechnungen eingeführt, darunter Anforderungen an Struktur, Inhalt und Akzeptanz. Diese Vorschriften zielen darauf ab, die Authentizität, Integrität und Lesbarkeit elektronischer Rechnungen sicherzustellen.

Ziele der Einführung von E-Invoicing in Deutschland Zu den Hauptzielen der Einführung von E-Invoicing in Deutschland gehören:

• Geschäftsprozesse rationalisieren
• Verwaltungskosten senken
• Datengenauigkeit verbessern
• Transparenz erhöhen
• Unterstützung der digitalen Transformation des Landes

Welches Format hat die deutsche elektronische Rechnungsstellung?

Übersicht über Formate für elektronische Rechnungsstellungen In Deutschland werden häufig mehrere Formate für die elektronische Rechnungsstellung verwendet, wobei ZUGFeRD und XRechnung die bekanntesten sind.

• ZUGFeRD: Dieses Format wird in Deutschland häufig verwendet und bietet einen flexiblen Ansatz für die elektronische Rechnungsstellung, da sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Daten möglich sind.
• XRechnung: XRechnung basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und ist für die grenzüberschreitende elektronische Rechnungsstellung konzipiert. Sie bietet ein stark strukturiertes Format.

So wählen Sie das richtige Format für Ihr Unternehmen aus Die Wahl des Formats für die elektronische Rechnungsstellung hängt von mehreren Faktoren ab, darunter:

• Die Größe Ihres Unternehmens
• Die Komplexität Ihrer Rechnungsstellungsprozesse
• Ihre vorhandene IT-Infrastruktur
• Die Anforderungen Ihrer Handelspartner

Vergleich mit Formaten in anderen EU-Ländern Während in Deutschland häufig ZUGFeRD und XRechnung verwendet werden, können in anderen EU-Ländern auch andere Formate verwendet werden. Es ist wichtig, die spezifischen Anforderungen Ihrer Handelspartner zu verstehen, um die Einhaltung sicherzustellen.

Wer benötigt in Deutschland elektronische Rechnungen?

Unternehmenskategorien Die elektronische Rechnungsstellung wird für Unternehmen in Deutschland zunehmend obligatorisch, insbesondere in den folgenden Kategorien:

• B2G (Business-to-Government): Viele deutsche Regierungsstellen verlangen mittlerweile elektronische Rechnungen.
• B2B (Business-to-Business): Auch wenn dies noch nicht für alle B2B-Transaktionen verpflichtend ist, gibt es einen wachsenden Trend zur elektronischen Rechnungsstellung, insbesondere bei größeren Unternehmen und bestimmten Branchen.

Besonderheiten für internationale und kleine Unternehmen Internationale Unternehmen, die in Deutschland tätig sind, müssen die lokalen Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung einhalten. Aufgrund begrenzter Ressourcen kann die Implementierung elektronischer Rechnungen für kleine Unternehmen eine Herausforderung sein, aber es gibt verschiedene Lösungen und Dienste, die ihnen dabei helfen.

Zeitleiste der elektronischen Rechnung in Deutschland

Einführung der obligatorischen Nutzung für B2G: In Deutschland ist das erforderliche Format für B2G-Rechnungen die XRechnung. Dabei handelt es sich um ein XML-basiertes semantisches Datenmodell, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht und eine Reaktion auf die CEN-Norm (CEN/TC 434) darstellt.

Obligatorisch/nicht obligatorisch B2G

• Seit dem 27. November 2020 ist die B2G-E-Rechnung auf Bundesebene und im Bundesland Bremen verpflichtend
• Seit dem 1. Januar 2022 ist die B2G-E-Rechnung in den Bundesländern Saarland, Hamburg und Baden-Württemberg verpflichtend
• Seit dem 1. April 2023 ist die B2G-E-Rechnung im Bundesland Mecklenburg-Vorpommern verpflichtend
• Ab Januar 2024 wird die B2G-E-Rechnung im Bundesland Rheinland-Pfalz verpflichtend
• Ab 18. April 2024 wird die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich im Bundesland Hessen verpflichtend

Geplante Änderungen für B2B: Für B2B-Transaktionen gelten andere Formate wie ZUGFeRD, ZUGFeRD 2.0, ZUGFeRD 2.1, Peppol BIS, Peppol BIS 3.0, CII, PDF/A-3.

• 1. Januar 2025: 
  • Alle Unternehmen in Deutschland müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.
  • Papierrechnungen können mit ausdrücklicher Zustimmung des Empfängers weiterhin verwendet werden.
• 1. Januar 2027: 
  • Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 Euro müssen elektronische Rechnungen ausstellen.
• 1. Januar 2028: 
  • Alle Unternehmen in Deutschland müssen elektronische Rechnungen ausstellen.

Einfluss von EU-Richtlinien EU-Richtlinien wie die E-Rechnungs-Richtlinie haben die deutschen E-Rechnungsvorschriften entscheidend geprägt. Diese Richtlinien zielen darauf ab, einen einheitlichen europäischen Markt für elektronische Rechnungsstellung zu schaffen.

Mehrländerlösungen für elektronische Rechnungsstellung

Die Einführung elektronischer Rechnungsstellung in Deutschland kann eine Herausforderung sein, insbesondere für Unternehmen, die in mehreren Ländern tätig sind. Eine einheitliche Lösung für elektronische Rechnungsstellung gewährleistet die Einhaltung nicht nur in Deutschland, sondern auch in anderen Rechtsräumen.

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