In vielen US-Bundesstaaten umfasst die Umsatzsteuerregistrierung den Erhalt einer Umsatzsteuerlizenz. Dieses Dokument autorisiert die Erhebung von Umsatzsteuer auf Waren oder Dienstleistungen. Eine Umsatzsteuerlizenz wird in der Regel einem Unternehmen nach der Registrierung bei den zuständigen Steuerbehörden ausgestellt. Fast alle Bundesstaaten, die eine Umsatzsteuer haben, verlangen eine Umsatzsteuerlizenz. In verschiedenen Bundesstaaten der USA kann dieses Konzept unterschiedliche Bezeichnungen haben. So wird der Begriff „Umsatzsteuerlizenz“ in Bundesstaaten wie Alabama, Colorado, Michigan, Pennsylvania, Utah, Vermont und Wyoming verwendet. In Florida ist die Lizenz als Wiederverkaufszertifikat bekannt, in Ohio als Händlerlizenz, in Kalifornien und Idaho als Verkäuferlizenz und in South Carolina und Missouri als Einzelhandelslizenz. In den meisten Bundesstaaten wird die Umsatzsteuerlizenz jedoch oft als Umsatzsteuererlaubnis, Umsatzsteuerzertifikat oder Registrierungszertifikat bezeichnet. So verwenden beispielsweise Arkansas, Minnesota, Mississippi, Nevada, North Dakota, Rhode Island und Texas den Begriff „Umsatzsteuererlaubnis“; Connecticut, Iowa, Kentucky und Oklahoma nennen es „Umsatz- und Nutzungssteuererlaubnis“. Als Pendant zur Umsatzsteuerlizenz gibt es das „Umsatzsteuerzertifikat“, das in Bundesstaaten wie Georgia, Kansas und Louisiana verwendet wird. Der Begriff „Registrierungszertifikat“ wird in Tennessee, Virginia, North Carolina und Illinois verwendet. Auch andere Bundesstaaten haben eigene Bezeichnungen für die Umsatzsteuerlizenz, jedoch bleibt das Wesentliche dieses Dokuments gleich.

Die Einführung der Umsatzsteuer in den Vereinigten Staaten erfolgte in verschiedenen Bundesstaaten schrittweise seit dem späten 19. Jahrhundert. Heute gibt es in 45 Bundesstaaten eine Umsatzsteuer, was sie für die meisten Unternehmen im Land verpflichtend macht. Die Umsatzsteuer ist ein zusätzlicher Betrag, den ein Kunde beim Kauf eines Produkts oder einer Dienstleistung zahlt. Beim Kauf fügt der Verkäufer einen prozentualen Steuersatz, der vom Bundesstaat festgelegt wird, zum Preis des Artikels hinzu. Zusätzlich zu dem vom Bundesstaat festgelegten Steuersatz gibt es in manchen Fällen auch lokale Steuersätze von Bezirken oder Städten. Es ist die Aufgabe des Verkäufers, diese Steuer einzuziehen und die eingenommenen Beträge an die Staatsregierung abzuführen. Diese Steuer gilt jedoch nur für Waren und Dienstleistungen, die im jeweiligen Bundesstaat besteuert werden. Es gibt auch das Konzept des „Steuernexus“, das bestimmt, ob die Umsatzsteuer für ein Unternehmen gilt. Es gibt einen physischen Nexus und einen wirtschaftlichen Nexus. Der physische Nexus hat von Bundesstaat zu Bundesstaat unterschiedliche Definitionen, bedeutet jedoch in der Regel eine physische Präsenz wie ein Büro, Lager oder Mitarbeiter in einem bestimmten Staat. Der wirtschaftliche Nexus wurde erst 2018 eingeführt und wird meist durch Kriterien wie Umsatzvolumen oder Anzahl der Verkäufe definiert. Beispielsweise besteht in Maryland ein physischer Nexus, wenn ein Unternehmen eine Niederlassung hat, Eigentum besitzt oder nutzt und Mitarbeiter im Bundesstaat beschäftigt. Maryland verlangt zudem, dass Fernverkäufer, deren Einnahmen 100.000 Dollar oder 200 Transaktionen im Staat pro Jahr überschreiten, die Umsatzsteuer erheben. Um festzustellen, ob eine Umsatzsteuerlizenz erforderlich ist, muss geprüft werden, ob im Bundesstaat eine Umsatzsteuer existiert, das Produkt oder die Dienstleistung steuerpflichtig ist und ob das Unternehmen dort einen Steuernexus hat.

Wenn ein Unternehmen steuerpflichtige Waren oder Dienstleistungen verkauft und sich entweder im Bundesstaat befindet oder die staatliche Schwelle überschreitet, muss es sich für die Umsatzsteuer registrieren. Zum Beispiel verkauft ein Unternehmen in Michigan steuerpflichtige Waren über das Internet. Da es dort ein Büro und Lager hat und die Produkte von Michigan aus an Kunden in diesem und anderen Bundesstaaten liefert, muss es sich in Michigan für die Umsatzsteuer registrieren und eine Umsatzsteuerlizenz beantragen. Diese wird nach der Registrierung ausgestellt und ist in Michigan jeweils von Januar bis Dezember gültig; im Folgejahr stellt das Finanzamt eine neue Lizenz aus. Eine Umsatzsteuerlizenz ist oft befristet und muss regelmäßig erneuert werden. In einigen Staaten läuft die Lizenz nach einem oder zwei Jahren ab, und manchmal fällt eine Gebühr an. Die Kosten variieren von Staat zu Staat und reichen von 10 Dollar in Rhode Island bis zu 100 Dollar in Connecticut. In den meisten Staaten ist die Umsatzsteuerlizenz jedoch kostenlos.

Nach Erhalt der Umsatzsteuerlizenz hat das Unternehmen wichtige steuerliche Verpflichtungen. Zunächst muss der Verkäufer als Vermittler die Umsatzsteuer beim Kauf eines Produkts oder einer Dienstleistung einziehen. Dabei muss je nach Steuersatz des Bundesstaates und gegebenenfalls des Bezirks oder der Stadt die Umsatzsteuer zum Kaufpreis hinzugefügt werden. Weiterhin muss das Unternehmen nach Erhalt der Lizenz regelmäßig Umsatzsteuererklärungen abgeben, wobei die Häufigkeit von den gesetzlichen Vorgaben des Staates abhängt und manchmal auch vom Umsatz des Unternehmens. Je nach Frist (monatlich, vierteljährlich oder jährlich) muss das Unternehmen also die Umsatzsteuer melden und abführen. Drittens ist das Unternehmen verpflichtet, die eingenommene Steuer regelmäßig an die zuständige Steuerbehörde abzuführen. Die Zahlung erfolgt in der Regel sofort nach Abgabe der Steuererklärung. Es ist auch erforderlich, Buchhaltung zu führen, Fristen einzuhalten und sich über gesetzliche Änderungen auf dem Laufenden zu halten. Ein wichtiger Punkt ist die Erneuerung der Umsatzsteuerlizenz. Wie im Beispiel von Michigan kann die Lizenz jährlich oder in anderen Staaten alle paar Jahre erneuert werden müssen. Eine rechtzeitige Erneuerung ist wichtig, da ein Verstoß gegen diese Vorgabe zum Verlust des Rechts auf Steuereinzug führen kann.

Ein Unternehmen ohne Umsatzsteuerlizenz zu betreiben, kann ernste Folgen haben. Ohne erforderliche Umsatzsteuerregistrierung und Lizenz drohen empfindliche Strafen. Die USA verhängen hohe Bußgelder für die Geschäftstätigkeit ohne entsprechende Lizenz. Bußgelder können für jeden Tag oder Monat verhängt werden, an dem ein Unternehmen ohne Umsatzsteuerlizenz tätig ist. Zusätzlich zu den Strafen wird meist für jeden Verzugstag Zinsen auf den unbezahlten Steuerbetrag berechnet. Steuerbehörden können zudem verlangen, dass ein Unternehmen seine Tätigkeit einstellt, bis es sich für die Umsatzsteuer registriert und die entsprechende Lizenz erhält. Sollte die Steuer nicht von den Kunden erhoben worden sein, kann die Steuerbehörde dennoch die Zahlung der Umsatzsteuer verlangen, was zu erheblichen finanziellen Verlusten und einem Reputationsschaden führen kann. In New York wird eine Umsatzsteuerlizenz als „Certificate of Authority“ bezeichnet. Zum Beispiel kann das Fehlen eines „Certificate of Authority“ in New York beim Verkauf steuerpflichtiger materieller Güter oder Dienstleistungen mit bis zu 500 Dollar für den ersten Tag und bis zu 200 Dollar für jeden weiteren Tag geahndet werden, bis zu einer Höchststrafe von 10.000 Dollar.

Um ein Unternehmen, das steuerpflichtige Waren verkauft oder Dienstleistungen erbringt, in Staaten mit Umsatzsteuer legal zu betreiben, ist eine Umsatzsteuerlizenz erforderlich. Dieses Dokument berechtigt das Unternehmen, die Umsatzsteuer von den Kunden zu erheben und an die entsprechenden Steuerbehörden abzuführen. Der Erhalt und die Pflege einer Umsatzsteuerlizenz stellt die Einhaltung der Steuerbestimmungen sicher und ist ein entscheidender Aspekt des legalen Geschäftsbetriebs. Ohne eine solche Lizenz können schwerwiegende Strafen drohen, einschließlich hoher Bußgelder, Zinsen auf unbezahlte Steuern und weiteren finanziellen Belastungen. Eine Umsatzsteuerlizenz schützt Unternehmen vor diesen finanziellen Risiken, indem sie die ordnungsgemäße Erhebung und Abführung der Umsatzsteuer an den Staat sicherstellt. Unternehmer müssen ihre steuerlichen Pflichten klar verstehen: Wenn ein Unternehmen steuerpflichtige Waren oder Dienstleistungen anbietet, ist es wichtig zu prüfen, ob eine Registrierung erforderlich ist, sich gegebenenfalls zu registrieren und eine Umsatzsteuerlizenz zu beantragen.