Polonia
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Gestito dal Ministero delle Finanze tramite la piattaforma Krajowy System e-Faktur (KSeF). L'obiettivo è migliorare la conformità fiscale, ridurre le frodi IVA e semplificare le operazioni aziendali.
La Polonia sta introducendo la fatturazione elettronica B2B obbligatoria attraverso la piattaforma KSeF (Krajowy System e-Faktur) gestita dal governo, passando gradualmente da un’adozione volontaria a un obbligo generalizzato:
Implementazione della fatturazione elettronica obbligatoria in Polonia

- 1 gennaio 2022: Il Ministero delle Finanze polacco ha lanciato la fase volontaria del sistema di fatturazione elettronica, consentendo alle imprese di emettere e ricevere fatture elettroniche strutturate tramite KSeF. I primi adottanti hanno beneficiato di vantaggi come rimborsi IVA più rapidi (fino a 40 giorni invece di 60).
- 2024 (data iniziale): L'obbligo era originariamente previsto a partire dal 1° luglio 2024 per tutti i contribuenti IVA, ma il lancio è stato posticipato a causa di preoccupazioni riguardanti la prontezza, le prestazioni e la sicurezza informatica di KSeF. Il governo ha annunciato la necessità di più tempo per stabilizzare la piattaforma e rispondere al feedback degli stakeholder.
- Nuova data – 1 febbraio 2026: La nuova data ufficiale per l'obbligo di fatturazione elettronica B2B in Polonia è fissata a febbraio 2026. Tutte le imprese registrate IVA saranno tenute a emettere fatture esclusivamente tramite KSeF. Questo include emissione, ricezione, archiviazione e controllo. I formati tradizionali (PDF, cartacei) non saranno più validi ai fini IVA.
Chi deve emettere fatture elettroniche in Polonia?
La fatturazione elettronica è obbligatoria per:- Grandi imprese: Obbligo a partire da luglio 2024 per tutte le operazioni IVA domestiche e transfrontaliere.
- PMI: Soggette agli stessi requisiti a partire da luglio 2024.
- Imprese non residenti: Potrebbero essere obbligate a emettere e-fatture per operazioni con soggetti registrati IVA in Polonia.
Fatturazione elettronica vs. Fatturazione digitale
Aspetto | Fatturazione elettronica | Fatturazione digitale |
Finalità | Conformità fiscale tramite KSeF | Transazioni informali o orientate al cliente |
Formato | Formati strutturati richiesti da KSeF | Formati flessibili e non regolamentati |
Validazione | In tempo reale tramite KSeF | Non validata |
Archiviazione | Obbligatoria per 10 anni | Facoltativa |
Caratteristiche principali del sistema polacco di fatturazione elettronica
- Piattaforma di invio: Le fatture devono essere inviate tramite KSeF per la validazione prima della trasmissione al destinatario.
- Controlli di conformità: La validazione include controlli di formato, calcolo dell’IVA e identificazione delle parti.
- Archiviazione: Le fatture devono essere archiviate digitalmente per almeno 10 anni.
Contenuti delle fatture elettroniche
- ID acquirente/venditore: Numeri di identificazione IVA.
- Dettagli della fattura: Numero, data di emissione e condizioni di pagamento.
- Beni e servizi: Descrizioni, quantità e prezzi.
- Imposte: Aliquote e importi IVA applicabili.
- Informazioni sulla transazione: Importo totale, valuta e metodo di pagamento.
Fatturazione elettronica per tipo di transazione
Transazioni B2B:- L’e-fattura obbligatoria assicura la corretta rendicontazione fiscale e cicli di pagamento più rapidi.
- Le transazioni B2B transfrontaliere dovranno anch’esse rispettare i requisiti KSeF a partire dal 2024.
- Sebbene non obbligatoria per la maggior parte delle transazioni B2C, la fatturazione elettronica può semplificare i processi e migliorare l’esperienza del cliente.
- Le aziende possono emettere ricevute elettroniche per trasparenza ed efficienza.
- La fatturazione elettronica è già obbligatoria per le transazioni con enti pubblici, garantendo la conformità con le normative sugli appalti pubblici.
Sanzioni per mancata conformità
- Sanzioni: Fino al 100% dell’importo dell’IVA o una penale monetaria per ogni fattura.
- Ritardi operativi: Le fatture rifiutate possono compromettere i pagamenti e il flusso di cassa.
- Rischi legali: Maggiore probabilità di audit o controversie a causa della non conformità.
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