Polonia

Implementazione della fatturazione elettronica obbligatoria in Polonia

• 1 gennaio 2022: Il Ministero delle Finanze polacco ha lanciato la fase volontaria del sistema di fatturazione elettronica, consentendo alle imprese di emettere e ricevere fatture elettroniche strutturate tramite KSeF. I primi adottanti hanno beneficiato di vantaggi come rimborsi IVA più rapidi (fino a 40 giorni invece di 60).
• 2024 (data iniziale): L'obbligo era originariamente previsto a partire dal 1° luglio 2024 per tutti i contribuenti IVA, ma il lancio è stato posticipato a causa di preoccupazioni riguardanti la prontezza, le prestazioni e la sicurezza informatica di KSeF. Il governo ha annunciato la necessità di più tempo per stabilizzare la piattaforma e rispondere al feedback degli stakeholder.
• Nuova data – 1 febbraio 2026: La nuova data ufficiale per l'obbligo di fatturazione elettronica B2B in Polonia è fissata a febbraio 2026. Tutte le imprese registrate IVA saranno tenute a emettere fatture esclusivamente tramite KSeF. Questo include emissione, ricezione, archiviazione e controllo. I formati tradizionali (PDF, cartacei) non saranno più validi ai fini IVA.

Chi deve emettere fatture elettroniche in Polonia?

• Grandi imprese: Obbligo a partire da luglio 2024 per tutte le operazioni IVA domestiche e transfrontaliere.
• PMI: Soggette agli stessi requisiti a partire da luglio 2024.
• Imprese non residenti: Potrebbero essere obbligate a emettere e-fatture per operazioni con soggetti registrati IVA in Polonia.

Fatturazione elettronica vs. Fatturazione digitale

Caratteristiche principali del sistema polacco di fatturazione elettronica

• Piattaforma di invio: Le fatture devono essere inviate tramite KSeF per la validazione prima della trasmissione al destinatario.
• Controlli di conformità: La validazione include controlli di formato, calcolo dell’IVA e identificazione delle parti.
• Archiviazione: Le fatture devono essere archiviate digitalmente per almeno 10 anni.

Contenuti delle fatture elettroniche

• ID acquirente/venditore: Numeri di identificazione IVA.
• Dettagli della fattura: Numero, data di emissione e condizioni di pagamento.
• Beni e servizi: Descrizioni, quantità e prezzi.
• Imposte: Aliquote e importi IVA applicabili.
• Informazioni sulla transazione: Importo totale, valuta e metodo di pagamento.

Fatturazione elettronica per tipo di transazione

• L’e-fattura obbligatoria assicura la corretta rendicontazione fiscale e cicli di pagamento più rapidi.
• Le transazioni B2B transfrontaliere dovranno anch’esse rispettare i requisiti KSeF a partire dal 2024.

• Sebbene non obbligatoria per la maggior parte delle transazioni B2C, la fatturazione elettronica può semplificare i processi e migliorare l’esperienza del cliente.
• Le aziende possono emettere ricevute elettroniche per trasparenza ed efficienza.

• La fatturazione elettronica è già obbligatoria per le transazioni con enti pubblici, garantendo la conformità con le normative sugli appalti pubblici.

Sanzioni per mancata conformità

• Sanzioni: Fino al 100% dell’importo dell’IVA o una penale monetaria per ogni fattura.
• Ritardi operativi: Le fatture rifiutate possono compromettere i pagamenti e il flusso di cassa.
• Rischi legali: Maggiore probabilità di audit o controversie a causa della non conformità.