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Geregelt durch die EU-Richtlinie 2014/55/EU, die die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Beschaffungswesen vorschreibt. Der nationale Rahmen E-Rechnung regelt spezifische Anforderungen für Bundes- und Landesebene.
Deutschlands Umstellung auf die verpflichtende E-Rechnung folgt einer EU-weiten Initiative zur Digitalisierung von Steuersystemen:
Einführung der obligatorischen E-Rechnung in Deutschland

- Seit November 2020 ist die E-Rechnung im B2G-Bereich für alle Lieferanten an Bundesbehörden verpflichtend. Rechnungen müssen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format über offizielle Portale eingereicht werden.
- Ab Januar 2025 wird die E-Rechnung für inländische B2B-Geschäfte verpflichtend, beginnend mit strukturierten elektronischen Rechnungen. Papierrechnungen und unstrukturierte PDFs werden nicht mehr akzeptiert.
Wer muss in Deutschland E-Rechnungen ausstellen?
In Deutschland ist die E-Rechnung erforderlich für:- Lieferanten des Bundes: Verpflichtend für Geschäfte mit Bundesbehörden.
- Lieferanten auf Landesebene: Verpflichtend in teilnehmenden Bundesländern.
- B2B-Transaktionen: Empfohlen für innergemeinschaftliche EU-Geschäfte zur Einhaltung der Umsatzsteuerpflicht.
- Ausländische Unternehmen: Verpflichtend bei Geschäften mit deutschen Behörden, wenn umsatzsteuerlich registriert.
E-Rechnung vs. E-Billing
Aspekt | E-Rechnung | E-Billing |
Zweck | Einhaltung der EU- und deutschen Vorschriften | Informelle oder interne Transaktionen |
Format | XRechnung, PEPPOL BIS Billing 3.0 | Flexible, nicht regulierte Formate |
Verwendung | Öffentliche Ausschreibungen, empfohlen für B2B | Kundenorientierte Rechnungsstellung und Zahlungen |
Hauptmerkmale des deutschen E-Rechnungssystems
Das System der E-Rechnung in Deutschland umfasst:- Übermittlungsplattformen: Bundeslieferanten müssen ZRE oder OZGRE verwenden, während auf Landesebene zertifizierte Plattformen eingesetzt werden.
- Validierung: Stellt die Einhaltung der XRechnung- oder PEPPOL BIS-Standards sicher.
- Archivierung: E-Rechnungen müssen gemäß deutschem Steuerrecht 10 Jahre lang elektronisch gespeichert werden.
Datensätze für E-Rechnungen
E-Rechnungen in Deutschland enthalten folgende wichtige Daten:- Käufer-/Verkäufer-IDs: Umsatzsteuer-Identifikationsnummern.
- Rechnungsdetails: Nummer, Datum und Zahlungsbedingungen.
- Waren und Dienstleistungen: Beschreibungen, Mengen, Stückpreise und Zwischensummen.
- Steuern: Anwendbare Umsatzsteuersätze und Beträge.
- Transaktionsdaten: Gesamtbetrag, Währung und Zahlungsmethode.
- Lieferinformationen: Datum und Ort der Lieferung.
E-Rechnung nach Transaktionstypen
B2B-Transaktionen:- Nicht verpflichtend, aber empfohlen zur Effizienzsteigerung und EU-weiten Abstimmung.
- Verkürzt Bearbeitungszeiten und unterstützt die Einhaltung der Umsatzsteuerpflicht.
- Optional, dient der Prozessoptimierung und Verbesserung der Kundenzufriedenheit.
- Verpflichtend für alle Bundesbehörden und die meisten Länderbehörden. Konformität mit XRechnung oder PEPPOL BIS erforderlich.
Strafen bei Nichteinhaltung
- Rechnungsablehnung: Nicht-konforme Rechnungen können zu Zahlungsverspätungen führen.
- Bußgelder: Strafen bei Nichteinhaltung öffentlicher Beschaffungsrichtlinien.
- Operative Verzögerungen: Wiederholte Verstöße können dem Ruf schaden und strengere Kontrollen nach sich ziehen.
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