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Geregelt durch die EU-Richtlinie 2014/55/EU, die die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Beschaffungswesen vorschreibt. Der nationale Rahmen „E-Rechnung“ regelt spezifische Anforderungen für Rechnungen auf Bundes- und Landesebene.
Umsetzungszeitplan
| Datum | Vorgabe | Details |
| 27. November 2020 | Verpflichtend für B2G-Rechnungen | Lieferanten an Bundesbehörden müssen Rechnungen elektronisch über die Plattformen ZRE (Zentraler Rechnungseingang) oder OZG-RE einreichen |
| 1. Januar 2022 | Anforderungen auf Landesebene | Die E-Rechnung wurde für Lieferanten, die mit öffentlichen Einrichtungen der Länder zusammenarbeiten, in den meisten Bundesländern verpflichtend. Die Einhaltung des XRechnung-Standards ist erforderlich |
Wer muss E-Rechnungen verwenden?
Die E-Rechnung ist in Deutschland verpflichtend für:- Bundeslieferanten: Verpflichtet bei Geschäften mit Einrichtungen des Bundes
- Lieferanten auf Landesebene: Verpflichtet bei Geschäften mit öffentlichen Stellen der Länder (je nach Bundesland)
- B2B-Transaktionen: Empfohlen für grenzüberschreitende EU-Transaktionen zur Einhaltung der Umsatzsteuerregelungen
- Nichtansässige Unternehmen: Verpflichtet bei Geschäftsbeziehungen mit deutschen öffentlichen Stellen, wenn in Deutschland umsatzsteuerlich registriert
E-Rechnung vs. E-Billing
| Aspekt | E-Rechnung | E-Billing |
| Zweck | Einhalten der EU- und deutschen Vorschriften | Interne oder informelle Abrechnungen |
| Format | XRechnung, PEPPOL BIS Billing 3.0 | Flexible, nicht standardisierte Formate |
| Einsatz | Öffentliche Beschaffung, empfohlen für B2B | Kundenbezogene Abrechnung und Zahlungsabwicklung |
Wichtige Merkmale des deutschen E-Rechnungssystems
Das deutsche System umfasst:- Einreichungsplattformen: Bundeslieferanten müssen ZRE oder OZG-RE nutzen, Länder nutzen zertifizierte Plattformen
- Validierung: Sicherstellung der Einhaltung von XRechnung oder PEPPOL BIS Standards
- Archivierung: Elektronische Aufbewahrung der Rechnungen für 10 Jahre gemäß deutschem Steuerrecht
Datenanforderungen für E-Rechnungen
Deutsche E-Rechnungen müssen folgende Daten enthalten:- Umsatzsteuer-Identifikationsnummern von Käufer und Verkäufer
- Rechnungsdetails: Nummer, Datum, Zahlungsbedingungen
- Waren und Dienstleistungen: Beschreibung, Menge, Einzelpreise, Zwischensummen
- Steuern: Anwendbare Mehrwertsteuersätze und Beträge
- Transaktionsinformationen: Gesamtbetrag, Währung, Zahlungsmethode
- Lieferinformationen: Datum und Ort der Lieferung
E-Rechnung nach Transaktionstyp
B2B-Transaktionen:- Nicht verpflichtend, aber empfohlen für Effizienz und EU-weite Umsatzsteuerkonformität
- Verkürzt Bearbeitungszeiten und sichert steuerliche Korrektheit
- Optional, kann Prozesse optimieren und Kundenzufriedenheit erhöhen
- Verpflichtend für alle Bundes- und die meisten Landesbehörden
- Erfordert Einhaltung des XRechnung- oder PEPPOL BIS-Standards
Strafen bei Nichteinhaltung
- Rechnungsablehnung: Nicht-konforme Rechnungen können zu Zahlungsverzögerungen führen
- Bußgelder: Strafen bei Verstoß gegen Anforderungen öffentlicher Vergaben
- Betriebliche Verzögerungen: Wiederholte Verstöße schaden dem Ruf und erhöhen das Prüfungsrisiko
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