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Verwaltet vom Finanzministerium über die Plattform Krajowy System e-Faktur (KSeF). Ziel ist es, die Steuerkonformität zu verbessern, Mehrwertsteuerbetrug zu reduzieren und Geschäftsprozesse zu optimieren.
Implementierungszeitplan
Die Einführung der E-Rechnungspflicht in Polen wurde aufgrund von Herausforderungen mit KSeF von 2024 verschoben. Der aktualisierte Zeitplan, bestätigt vom Finanzministerium, lautet wie folgt:| Datum | Anforderung |
| Oktober 2021 | Testphase für KSeF begann, freiwillige Teilnahme möglich |
| Januar 2022 | Freiwillige B2B-E-Rechnung mit strukturierten Rechnungen über KSeF |
| 1. Februar 2026 | Pflicht zur B2B-E-Rechnung für Großunternehmen (Jahresumsatz > 200 Mio. PLN) |
| 1. April 2026 | Pflicht zur B2B-E-Rechnung für alle mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen |
Wer benötigt elektronische Rechnungen?
In Polen ist die E-Rechnungspflicht relevant für:- Großunternehmen: Ab Juli 2024 verpflichtend für alle inländischen und grenzüberschreitenden Umsatzsteuergeschäfte.
- Kleine und mittlere Unternehmen (KMU): Unterliegen denselben Anforderungen ab Juli 2024.
- Nichtansässige Unternehmen: Können zur Ausstellung elektronischer Rechnungen verpflichtet werden, wenn sie mit in Polen mehrwertsteuerlich registrierten Unternehmen Geschäfte tätigen.
E-Rechnung vs. E-Billing
| Aspekt | E-Rechnung | E-Billing |
| Zweck | Steuerkonformität über KSeF | Informelle oder kundenorientierte Transaktionen |
| Format | Strukturierte Formate, wie von KSeF gefordert | Flexible, nicht regulierte Formate |
| Validierung | Echtzeit über KSeF | Keine Validierung |
| Archivierung | Pflicht für 10 Jahre | Optional |
Wichtige Merkmale des polnischen E-Rechnungssystems
- Übermittlungsplattform: Rechnungen müssen zur Validierung über KSeF eingereicht werden, bevor sie an den Empfänger weitergeleitet werden.
- Konformitätsprüfungen: Umfassen Formatprüfung, USt-Berechnungen und Identifikation von Käufer und Verkäufer.
- Archivierung: Rechnungen müssen für mindestens 10 Jahre digital gespeichert werden.
Dateninhalt der E-Rechnung
- Käufer-/Verkäufer-IDs: Umsatzsteuer-Identifikationsnummern.
- Rechnungsdetails: Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Zahlungsbedingungen.
- Waren und Dienstleistungen: Beschreibung, Menge und Preisangaben.
- Steuern: Anwendbare Mehrwertsteuersätze und -beträge.
- Transaktionsinformationen: Gesamtbetrag, Währung und Zahlungsart.
E-Rechnung je nach Transaktionstyp
B2B-Transaktionen:- Pflicht zur E-Rechnung stellt korrekte Steuererklärung und schnellere Zahlungszyklen sicher.
- Auch grenzüberschreitende B2B-Geschäfte müssen ab 2024 KSeF-konform sein.
- Noch nicht verpflichtend für die meisten B2C-Geschäfte, aber hilfreich zur Prozessoptimierung und besseren Kundenerfahrung.
- Unternehmen können elektronische Belege zur Verbesserung der Transparenz und Effizienz ausstellen.
- E-Rechnung ist bereits verpflichtend für Transaktionen mit öffentlichen Stellen und garantiert die Einhaltung der öffentlichen Vergaberichtlinien.
Strafen bei Nichteinhaltung
- Bußgelder: Bis zu 100 % des Mehrwertsteuerbetrags oder ein fester Betrag pro Rechnung.
- Betriebsverzögerungen: Abgelehnte Rechnungen können Zahlungsverzögerungen und Cashflow-Probleme verursachen.
- Rechtliche Risiken: Erhöhtes Risiko für Prüfungen und rechtliche Auseinandersetzungen bei Nichteinhaltung.
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