Polen

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Verwaltet vom Finanzministerium über die Plattform Krajowy System e-Faktur (KSeF). Ziel ist es, die Steuerkonformität zu verbessern, Mehrwertsteuerbetrug zu reduzieren und Geschäftsprozesse zu optimieren.

Implementierungszeitplan

Die Einführung der E-Rechnungspflicht in Polen wurde aufgrund von Herausforderungen mit KSeF von 2024 verschoben. Der aktualisierte Zeitplan, bestätigt vom Finanzministerium, lautet wie folgt:
Datum Anforderung
Oktober 2021 Testphase für KSeF begann, freiwillige Teilnahme möglich
Januar 2022 Freiwillige B2B-E-Rechnung mit strukturierten Rechnungen über KSeF
1. Februar 2026 Pflicht zur B2B-E-Rechnung für Großunternehmen (Jahresumsatz > 200 Mio. PLN)
1. April 2026 Pflicht zur B2B-E-Rechnung für alle mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen

Wer benötigt elektronische Rechnungen?

In Polen ist die E-Rechnungspflicht relevant für:
  • Großunternehmen: Ab Juli 2024 verpflichtend für alle inländischen und grenzüberschreitenden Umsatzsteuergeschäfte.
  • Kleine und mittlere Unternehmen (KMU): Unterliegen denselben Anforderungen ab Juli 2024.
  • Nichtansässige Unternehmen: Können zur Ausstellung elektronischer Rechnungen verpflichtet werden, wenn sie mit in Polen mehrwertsteuerlich registrierten Unternehmen Geschäfte tätigen.

E-Rechnung vs. E-Billing

Aspekt E-Rechnung E-Billing
Zweck Steuerkonformität über KSeF Informelle oder kundenorientierte Transaktionen
Format Strukturierte Formate, wie von KSeF gefordert Flexible, nicht regulierte Formate
Validierung Echtzeit über KSeF Keine Validierung
Archivierung Pflicht für 10 Jahre Optional

Wichtige Merkmale des polnischen E-Rechnungssystems

  • Übermittlungsplattform: Rechnungen müssen zur Validierung über KSeF eingereicht werden, bevor sie an den Empfänger weitergeleitet werden.
  • Konformitätsprüfungen: Umfassen Formatprüfung, USt-Berechnungen und Identifikation von Käufer und Verkäufer.
  • Archivierung: Rechnungen müssen für mindestens 10 Jahre digital gespeichert werden.

Dateninhalt der E-Rechnung

  • Käufer-/Verkäufer-IDs: Umsatzsteuer-Identifikationsnummern.
  • Rechnungsdetails: Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Zahlungsbedingungen.
  • Waren und Dienstleistungen: Beschreibung, Menge und Preisangaben.
  • Steuern: Anwendbare Mehrwertsteuersätze und -beträge.
  • Transaktionsinformationen: Gesamtbetrag, Währung und Zahlungsart.

E-Rechnung je nach Transaktionstyp

B2B-Transaktionen:
  • Pflicht zur E-Rechnung stellt korrekte Steuererklärung und schnellere Zahlungszyklen sicher.
  • Auch grenzüberschreitende B2B-Geschäfte müssen ab 2024 KSeF-konform sein.
B2C-Transaktionen:
  • Noch nicht verpflichtend für die meisten B2C-Geschäfte, aber hilfreich zur Prozessoptimierung und besseren Kundenerfahrung.
  • Unternehmen können elektronische Belege zur Verbesserung der Transparenz und Effizienz ausstellen.
B2G-Transaktionen:
  • E-Rechnung ist bereits verpflichtend für Transaktionen mit öffentlichen Stellen und garantiert die Einhaltung der öffentlichen Vergaberichtlinien.

Strafen bei Nichteinhaltung

  • Bußgelder: Bis zu 100 % des Mehrwertsteuerbetrags oder ein fester Betrag pro Rechnung.
  • Betriebsverzögerungen: Abgelehnte Rechnungen können Zahlungsverzögerungen und Cashflow-Probleme verursachen.
  • Rechtliche Risiken: Erhöhtes Risiko für Prüfungen und rechtliche Auseinandersetzungen bei Nichteinhaltung.
Juni 16, 2025 195
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