In molti stati, la registrazione per l’imposta sulle vendite include l’ottenimento di una licenza specifica. Questo documento rappresenta l’autorizzazione a raccogliere l’imposta sulle vendite di beni o servizi. Una licenza per l’imposta sulle vendite viene generalmente rilasciata all’azienda al momento della registrazione presso le autorità fiscali competenti. Quasi tutti gli stati che hanno una tale imposta richiedono una licenza. Tuttavia, la denominazione di questo documento può variare: in stati come l’Alabama, il Colorado, il Michigan, la Pennsylvania, lo Utah, il Vermont e il Wyoming è chiamata “licenza per l’imposta sulle vendite”, mentre in Florida si parla di “certificato di rivendita”, in Ohio di “licenza del venditore”, in California e Idaho di “permesso del venditore”, e in South Carolina e Missouri di “licenza al dettaglio”. Negli stati come Arkansas, Minnesota, Mississippi, Nevada, North Dakota, Rhode Island e Texas viene usato il termine “permesso per l’imposta sulle vendite”, mentre in Connecticut, Iowa, Kentucky e Oklahoma è nota come “permesso per l’imposta su vendite e usi”. Il termine “certificato di registrazione” viene usato in stati come Tennessee, Virginia, North Carolina e Illinois. Anche altri stati utilizzano termini differenti, ma la funzione del documento rimane invariata.

Negli Stati Uniti, l’imposta sulle vendite è stata introdotta progressivamente a partire dalla fine del XIX secolo in diversi stati. Attualmente, l’imposta è obbligatoria in 45 stati per la maggior parte delle aziende. È un importo aggiuntivo che il cliente deve pagare, calcolato come percentuale sul prezzo del bene o servizio, stabilita dallo stato. Oltre a questo, anche le contee o le città possono aggiungere percentuali di imposta locali. Spetta al venditore raccogliere questa imposta e versarla alle autorità statali. Questa imposta si applica solo a beni e servizi tassabili nello stato in cui esiste la normativa specifica. Inoltre, esiste il concetto di “nexus fiscale”, che determina se l’imposta sulle vendite si applica alla tua azienda. Il “nexus” può essere fisico o economico. Il nexus fisico varia da stato a stato ma, in generale, implica avere una presenza fisica (uffici, magazzini o dipendenti) in un certo stato. Il nexus economico, implementato solo dal 2018, è spesso definito da parametri come volume di vendite e numero di transazioni. Ad esempio, in Maryland un’azienda ha un nexus fisico se possiede una sede, utilizza beni o ha dipendenti nello stato. Il Maryland impone anche obblighi di raccolta dell’imposta sulle vendite per venditori remoti che superano $100.000 di ricavi lordi o 200 transazioni annuali nello stato. Per capire se la licenza per l’imposta è necessaria, è importante sapere se lo stato impone l’imposta, se il prodotto o servizio è tassabile e se l’azienda ha un nexus fiscale nello stato.

Se un’azienda vende beni o servizi tassabili, è situata fisicamente nello stato o supera la soglia stabilita dallo stato, deve registrarsi per l’imposta sulle vendite. Ad esempio, se vendi beni in Michigan, la tua azienda è soggetta a imposta poiché ha un ufficio e un magazzino nello stato, e quindi deve ottenere una licenza. In Michigan, le licenze sono emesse per un anno, da gennaio a dicembre, e l’ufficio delle entrate emette una nuova licenza per l’anno successivo. In altri stati, le licenze scadono dopo uno o due anni, e alcune prevedono una tassa di rilascio che varia da stato a stato, come $10 in Rhode Island e $100 in Connecticut. Tuttavia, nella maggior parte degli stati, la licenza è gratuita.

Dopo aver ottenuto la licenza per l’imposta sulle vendite, l’azienda ha diverse responsabilità per il rispetto della normativa fiscale. Innanzitutto, deve agire da intermediario, raccogliendo l’imposta al momento della vendita e aggiungendola al prezzo del bene o servizio in base alle aliquote statali, e talvolta anche locali. Successivamente, deve dichiarare regolarmente l’imposta, con frequenza variabile (mensile, trimestrale o annuale) in base alla legge statale e al volume d’affari. Dopo la dichiarazione, l’azienda deve versare l’imposta raccolta alle autorità. Le aziende devono anche conservare i registri contabili e rinnovare la licenza in modo puntuale. Il mancato rinnovo può comportare sanzioni e la perdita del diritto a riscuotere l’imposta.

Operare senza licenza per l’imposta sulle vendite comporta gravi conseguenze. Un’azienda che dovrebbe registrarsi per l’imposta ma non lo fa può essere soggetta a multe considerevoli. In assenza di licenza, la sanzione può essere imposta giornalmente o mensilmente. Inoltre, gli interessi sull’importo non versato si accumulano e l’autorità fiscale statale può imporre la chiusura dell’azienda fino all’ottenimento della licenza. In alcuni casi, se l’imposta non è stata raccolta dai clienti, il fisco può richiedere che sia comunque versata, provocando ingenti perdite finanziarie. Ad esempio, nello Stato di New York, se un’azienda vende beni tassabili senza il necessario Certificato di Autorità, la multa può arrivare fino a $500 per il primo giorno e $200 per ogni giorno successivo, fino a un massimo di $10.000.

Per operare in modo legale, un’azienda che vende beni o servizi tassabili in stati con imposta sulle vendite è tenuta a possedere una licenza fiscale. Questo documento permette all’azienda di riscuotere l’imposta dai clienti e versarla alle autorità statali, garantendo il rispetto delle leggi fiscali. Senza tale licenza, l’azienda rischia gravi sanzioni, tra cui multe elevate e interessi su imposte non pagate.