5 choses à savoir pour un transit d’un service fiscal à un autre

Parfois, vous devez changer de fournisseur de déclaration fiscale pour un autre. Vous pouvez être insatisfait de la qualité des services ou le fournisseur ne fournit plus de tels services, ou vous pouvez trouver un fournisseur proposant une meilleure offre de prix. Passer d’une plateforme à une autre peut prendre un certain temps. Que faut-il faire pour rendre cette transition aussi confortable que possible?

Par exemple, certains vendeurs Amazon ont reçu une lettre les informant de la cessation de l’agence fiscale des services de TVA d’Amazon. Les vendeurs ont jusqu’au 1er novembre 2024 pour trouver un autre prestataire et mettre en œuvre la transition.

Quel est le meilleur moment pour entamer une transition?

Si vous avez déjà pris une décision, mieux vaut entamer cette transition le plus rapidement possible. Certains pays comme l’Allemagne et la Pologne peuvent être transférés assez rapidement vers un nouvel opérateur de services TVA – en une semaine. Pour certains pays, comme l’Espagne, une période de transition plus longue sera nécessaire car une nouvelle procuration devra être délivrée, apostillée et traduite en espagnol. Et cela prend dans certains cas jusqu’à 3 mois. Vous pouvez compléter tous les documents et les remettre au nouveau prestataire de services et lui indiquer la période de reporting spécifique à partir de laquelle vous viendrez soumettre des rapports, vous n’aurez donc pas à payer pour les deux services.

Qu’en est-il du dépôt d’un rapport annuel si au cours de l’année j’ai utilisé 2 services pour la déclaration de TVA?

Si vous avez changé en milieu d’année, vous devez alors remettre le rapport annuel auprès de l’opérateur avec lequel vous travaillez à la date de dépôt du rapport annuel, puisque votre certificat numérique y est lié. Si votre nouvel opérateur est intégré à la plateforme sur laquelle vous vendez, vous pouvez alors charger toutes les transactions des périodes précédentes. Vous pouvez également enregistrer tous les rapports déposés précédemment et les ajouter manuellement à la déclaration annuelle.

Quels documents dois-je demander à l’opérateur précédent?

Selon le pays du numéro fiscal, la durée de conservation des documents fiscaux varie de 5 à 10 ans. Cela signifie que l’entreprise doit assurer la conservation des documents fiscaux destinés au contrôle fiscal pendant une durée pouvant aller jusqu’à 10 ans. Cela s’applique principalement aux factures; si votre entreprise n’émet pas de factures, il s’agit de relevés bancaires et de rapports sur les ventes de marchandises sur les places de marché. Nous donnons ici une liste de documents que vous pouvez demander à l’ancienne société d’opérateur fiscal:

1. Rapports fiscaux: toutes les déclarations fiscales, listes de ventes, autres documents soumis;
2. Rapports de TVA/rapports de transactions;
3. Factures;
4. Lettres du bureau des impôts.

Nomination d’un nouveau représentant fiscal

Pour certaines entreprises hors Union Européenne, l’obtention d’un numéro de TVA est associée à l’obligation de désigner un représentant. Cette procédure doit être répétée pendant la transition. Pour certains pays, comme l’Italie, il peut être nécessaire de réémettre le numéro fiscal lors du passage d’un représentant fiscal à un autre. En conséquence, les informations qui doivent figurer sur les factures changeront.

Changement d’adresse pour la correspondance avec l’administration fiscale

Les autorités fiscales des différents pays envoient des notifications, des rapprochements fiscaux et des demandes d’amendes à l’adresse du représentant fiscal. Lorsque vous changez de représentant, vous devez également modifier l’adresse à laquelle ces lettres sont reçues. Cette procédure est généralement effectuée par le nouveau représentant fiscal lorsqu’il reçoit une procuration pour produire les déclarations.