Qu’est-ce que le formulaire W-8BEN?

Les résidents non américains utilisent le formulaire W-8BEN, officiellement intitulé «Certificat de statut étranger de bénéficiaire effectif pour la retenue à la source et la déclaration d’impôt aux États-Unis». Ce formulaire certifie qu’une personne physique ou morale n’est pas résidente des États-Unis et demande un taux d’imposition réduit ou une exonération en vertu d’une convention fiscale.

Qu’est-ce que le formulaire W-9?

Les résidents des États-Unis utilisent le formulaire W-9, ou «Demande de numéro d’identification fiscale et de certification», pour fournir leur numéro d’identification fiscale (NIF). Ce formulaire garantit l’exactitude des déclarations et des retenues fiscales sur les revenus de source américaine.

Ces formulaires aident les entreprises à déterminer si le bénéficiaire des revenus est résident américain ou non-résident et à garantir une retenue ou une déclaration fiscale appropriée, conformément à la loi.

Quelles sont les principales différences entre les formulaires W-8BEN et W-9?

Quand devez-vous utiliser les formulaires W-8BEN ou W-9?

Utilisation du formulaire W-8BEN

Les non-résidents des États-Unis utilisent le formulaire W-8BEN lorsqu’ils reçoivent des revenus de sources américaines, telles que:

• Un investisseur allemand perçoit des dividendes d’une société américaine.
• Une société basée aux Émirats arabes unis perçoit des redevances pour l’utilisation de son logiciel aux États-Unis.
• Un titulaire de brevet non résident américain concède une licence de son brevet à une société américaine afin de confirmer son admissibilité à une retenue à la source réduite en vertu d’une convention fiscale.

Exemple pratique:

• Prenons l’exemple d’une société de développement de logiciels basée en Allemagne qui concède des licences d’exploitation de ses logiciels à plusieurs clients américains. L’IRS exige des clients américains une retenue à la source de 30 % des redevances, sauf si la société allemande fournit le formulaire W-8BEN. En soumettant ce formulaire et en faisant référence à la convention fiscale entre les États-Unis et l’Allemagne, la société allemande peut réduire le taux de retenue à la source à 0 %, améliorant ainsi considérablement sa trésorerie.
• De même, un investisseur individuel français détenant des actions d’une société américaine peut éviter la retenue à la source de 30 % sur les dividendes en utilisant le formulaire W-8BEN, réduisant ainsi le taux à 15 %, comme le prévoit la convention fiscale franco-américaine.

Utilisation du formulaire W-9

Les résidents des États-Unis utilisent le formulaire W-9 pour déclarer leurs revenus et fournir leur numéro d’identification fiscale (TIN), tel que:

• Une entreprise basée aux États-Unis percevant des revenus d’autres entreprises ou particuliers américains.
• Un citoyen américain travaillant comme entrepreneur indépendant pour une entreprise américaine, fournissant le formulaire W-9 pour confirmer son statut de résident.

Exemple pratique:

• Freelance fournissant des services de conception: Un graphiste basé en Californie travaille comme indépendant pour plusieurs entreprises américaines. Chaque entreprise exige un formulaire W-9 dûment rempli afin de documenter le numéro d’identification fiscale du freelance et de garantir l’exactitude des paiements pour ses services.
• Agent immobilier percevant des commissions: Un agent immobilier en Floride perçoit des commissions sur la vente de biens immobiliers. L’agence immobilière exige de l’agent qu’il soumette un formulaire W-9 afin de pouvoir déclarer correctement ses commissions à l’IRS.
• Petite entreprise fournissant un support informatique: Une société de conseil en informatique au Texas fournit des services informatiques gérés à diverses entreprises locales. Ses clients demandent le formulaire W-9 pour confirmer leur identification fiscale et déclarer avec précision les paiements supérieurs à 600 $.

Recommandations pour les entreprises transfrontalières: collecte et stockage des formulaires

Pour rationaliser la conformité fiscale et garantir une documentation appropriée, les entreprises transfrontalières doivent:

• Mettre en place des systèmes numériques sécurisés pour la collecte et le stockage des formulaires W-8BEN et W-9.
• Réviser et mettre à jour régulièrement les formulaires afin de garantir leur conformité avec l’évolution de la réglementation fiscale.
• Former le personnel à l’importance d’une gestion adéquate des formulaires et du respect des exigences fiscales.

Les entreprises effectuant des paiements doivent déterminer le statut fiscal des bénéficiaires de revenus et demander le formulaire approprié. Pour une gestion efficace de la documentation fiscale dans le cadre d’une activité internationale, tenez compte des recommandations suivantes:

1. Organisation du processus de collecte:

• Établir un processus clair pour identifier le statut fiscal des bénéficiaires de revenus (résidents ou non-résidents).
• Demander les formulaires au moment de la signature du contrat ou avant le premier versement.

2. Vérification de la bonne exécution:

• Assurez-vous que les destinataires remplissent tous les champs obligatoires et signent les formulaires.
• Vérifiez la validité du numéro d’identification fiscale (NIF) du formulaire W-9.

3. Stockage de documents:

• Maintenez une base de données systématique des formulaires W-8BEN et W-9 afin que votre entreprise soit conforme aux exigences de l’IRS.
• Assurez-vous que votre entreprise conserve les formulaires pendant au moins trois ans après la fin de la période de déclaration.

4. Respect des délais:

• Assurez-vous que votre équipe mette à jour les formulaires W-8BEN tous les 3 ans ou dès que le statut du non-résident change ; de même, mettez à jour les formulaires W-9 après toute modification des informations du bénéficiaire.
• Mettez à jour les formulaires W-9 après toute modification des informations du bénéficiaire.

5. Experts-conseils:

• En cas d’incertitude, consultez des conseillers fiscaux ou des experts juridiques pour éviter les pénalités et les violations.

Exceptions lorsque les formulaires W-8BEN ou W-9 ne sont pas requis

Bien que les formulaires W-8BEN et W-9 soient souvent obligatoires, il existe des situations où leur remplissage est inutile. Cela dépend notamment du type de transaction, des parties concernées et des conditions spécifiques fixées par l’IRS. Voici les principaux cas où ces formulaires peuvent ne pas être requis:

• Transactions non imposables aux États-Unis. Si le revenu ou la transaction n’est pas soumis à la juridiction fiscale américaine, comme les transactions entre deux non-résidents hors des États-Unis.
• Paiements inférieurs aux seuils de déclaration. En particulier, pour certains paiements inférieurs au seuil de déclaration minimum (par exemple, moins de 600 $ pour certains types de revenus), l’IRS peut ne pas exiger de formulaires.
• Revenus exonérés d’impôt aux États-Unis. De plus, les conventions fiscales internationales exemptent certains paiements afin d’éviter la double imposition, notamment les dons et subventions non considérés comme des revenus imposables.
• Paiements à d’autres entités juridiques américaines. De plus, dans certains cas, comme les paiements à des sociétés américaines, le formulaire W-9 peut ne pas être obligatoire si le revenu n’est pas soumis à déclaration.
• Organisations gouvernementales et internationales. De plus, les agences gouvernementales, les organisations internationales et autres entités exonérées d’impôt ne sont pas tenues de soumettre ces formulaires conformément aux règles de l’IRS.
• Revenus passifs traités par des institutions financières. Par exemple, les banques ou les bourses traitent les dividendes sans exiger de formulaires supplémentaires de la part du bénéficiaire, à condition que les institutions financières remplissent leurs obligations déclaratives.
• Autres exceptions prévues par la loi. Enfin, certains types de revenus ou accords spéciaux peuvent relever des exceptions décrites dans la réglementation de l’IRS.

Quelles sont les sanctions en cas de non-respect des formulaires W-8BEN ou W-9?

Le non-respect des exigences de l’IRS concernant le remplissage des formulaires W-8BEN et W-9 peut entraîner des sanctions importantes. Par exemple, les entreprises qui ne collectent pas ces formulaires s’exposent à des sanctions pour retenue à la source indue ou défaut de déclaration de revenus. De plus, la fourniture d’informations fausses ou incorrectes peut entraîner des amendes pour le bénéficiaire et l’entreprise. De plus, les entreprises qui ne retiennent pas les impôts dus en raison de formulaires manquants ou inexacts peuvent être tenues responsables d’impôts impayés, de pénalités et d’amendes. Enfin, le défaut de conservation de ces formulaires peut entraîner des amendes lors de contrôles ou d’inspections par les autorités fiscales.

Ces formulaires sont indispensables au respect de la réglementation fiscale américaine. Par conséquent, les entreprises doivent déterminer avec précision le statut fiscal des bénéficiaires de revenus et gérer de manière responsable la collecte et le stockage des formulaires. Ce faisant, elles peuvent éviter les retenues à la source inutiles et garantir une déclaration correcte à l’IRS.

Comment remplir le formulaire W-8BEN

Formulaire W-8BEN (Certificat de statut étranger du bénéficiaire effectif pour la retenue d’impôt et la déclaration aux États-Unis):

Partie I: Identification du bénéficiaire effectif

• Ligne 1: Nom complet du bénéficiaire effectif (personne physique ou morale).
• Ligne 2: Pays de citoyenneté (personnes physiques) ou pays de constitution/organisation (entités).
• Ligne 3: Numéro d’identification fiscale américain (NIF), le cas échéant. Ce numéro est nécessaire pour bénéficier de certains avantages prévus par les conventions fiscales.
• Ligne 4: Numéro d’identification fiscale étranger (NIF): votre numéro d’identification fiscale local, le cas échéant.
• Ligne 5: Adresse dans le pays étranger où le bénéficiaire effectif est résident fiscal.
• Ligne 6: Adresse postale (si différente de celle indiquée à la ligne 5).

Partie II: Réclamation des avantages d’une convention fiscale

• Le cas échéant, précisez le pays signataire de la convention fiscale et l’article au titre duquel les avantages sont réclamés.
• Indiquez le type de revenu (par exemple, redevances, intérêts) et le taux de retenue à la source réduit prévu par la convention.

Partie III: Certification

• Le formulaire doit être signé et daté par le bénéficiaire effectif, certifiant que les informations sont correctes.

Quand soumettre

Les bénéficiaires de paiements provenant de sources américaines (par exemple, redevances, intérêts) doivent soumettre le formulaire à l’agent de retenue avant de recevoir les paiements de revenus.

Comment remplir le formulaire W-9

Formulaire W-9 (Demande de numéro d’identification fiscale et de certification):

• Ligne 1: Nom de la personne physique ou morale.
• Ligne 2: Nom de l’entreprise (si différent du nom de la personne physique).
• Ligne 3: Cochez la case correspondant à la classification du contribuable (p. ex. : particulier, société, partenariat, SARL).
• Ligne 4: Adresse du contribuable.
• Ligne 5: Numéro d’identification fiscale américain (numéro de sécurité sociale pour les particuliers, numéro d’identification d’employeur pour les entreprises).
• Ligne 6: Attestation de retenue à la source. La plupart des contribuables certifient qu’ils ne sont pas assujettis à la retenue à la source, sauf indication contraire de l’IRS.
• Signature: Le formulaire doit être signé et daté par la personne physique ou par un représentant autorisé de l’entité.

Quand soumettre le formulaire? En règle générale, les citoyens américains doivent soumettre le formulaire W-9 à tout payeur ou institution financière qui le demande lors de la conclusion de contrats ou de la réception de paiements devant être déclarés à l’IRS.