A volte è necessario cambiare un fornitore di reporting fiscale con un altro. Potresti essere insoddisfatto della qualità dei servizi o il fornitore non fornisce più tali servizi, oppure potresti trovare un fornitore con un’offerta di prezzo migliore. Il passaggio da una piattaforma all’altra potrebbe richiedere del tempo. Cosa è necessario fare per rendere questa transizione il più confortevole possibile?

Ad esempio, alcuni venditori di Amazon hanno ricevuto una lettera che li informava della sospensione dell’agenzia fiscale per i servizi IVA di Amazon. I venditori hanno tempo fino al 1 novembre 2024 per trovare un altro fornitore di servizi e implementare la transizione.

Qual è il momento migliore per iniziare una transizione?

Se hai già preso una decisione, è meglio iniziare questa transizione il più rapidamente possibile. Alcuni paesi come Germania e Polonia possono essere trasferiti a un nuovo operatore di servizi IVA abbastanza rapidamente, entro una settimana. Per alcuni paesi, come la Spagna, sarà necessario un periodo di transizione più lungo poiché una nuova procura dovrà essere emessa, apostillata e tradotta in spagnolo. E questo in alcuni casi richiede fino a 3 mesi. Puoi compilare tutti i documenti e consegnarli al nuovo appaltatore di servizi e indicargli il periodo di riferimento specifico a partire dal quale arriverai a presentare i rapporti, così non dovrai pagare entrambi i servizi.

Che ne dici di presentare una relazione annuale se durante l’anno ho utilizzato 2 servizi per la dichiarazione IVA?

Se hai effettuato il cambio a metà anno, dovrai presentare il rapporto annuale all’operatore con cui lavori alla data di presentazione del rapporto annuale, poiché il tuo certificato digitale è collegato ad esso. Se il tuo nuovo operatore ha l’integrazione con la piattaforma su cui vendi, allora potrai caricare tutte le transazioni dei periodi precedenti. Oppure puoi salvare tutti i report precedentemente archiviati e aggiungerli manualmente alla dichiarazione annuale.

Quali documenti devo richiedere al precedente operatore?

A seconda del Paese del codice fiscale, il periodo di conservazione dei documenti fiscali varia dai 5 ai 10 anni. Ciò significa che l’azienda deve garantire la conservazione dei documenti fiscali per le verifiche fiscali fino a 10 anni. Ciò vale principalmente per le fatture; se la tua azienda non emette fatture, si tratta di estratti conto e resoconti sulle vendite di beni dai mercati. Di seguito riportiamo l’elenco dei documenti che è possibile richiedere alla precedente società operatore fiscale:

1. Rapporti fiscali: tutte le dichiarazioni dei redditi, elenchi di vendita, altri documenti presentati;
2. Rapporti IVA/rapporti sulle transazioni;
3. Fatture;
4. Lettere dall’ufficio delle imposte.

Nomina di un nuovo rappresentante fiscale

Per alcune aziende al di fuori dell’Unione Europea, l’ottenimento della partita IVAè associato all’obbligo di nominare un rappresentante. Questa procedura deve essere ripetuta durante la transizione. Per alcuni paesi, come l’Italia, potrebbe essere necessario riemettere il codice fiscale quando si passa da un rappresentante fiscale all’altro. Di conseguenza, le informazioni che devono figurare nelle fatture cambieranno.

Modifica dell’indirizzo per la corrispondenza con l’autorità fiscale

Le autorità fiscali di diversi paesi inviano notifiche, riconciliazioni fiscali e richieste di sanzioni all’indirizzo del rappresentante fiscale. Quando ti trasferisci in un nuovo rappresentante, devi anche cambiare l’indirizzo a cui vengono ricevute tali lettere. Questa procedura viene solitamente eseguita dal nuovo rappresentante fiscale quando riceve la procura per presentare le dichiarazioni.