Vereinigte Arabische Emirate

Die Vereinigten Arabischen Emirate führen landesweit ein strukturiertes E-Rechnungssystem ein, um die Einhaltung der Mehrwertsteuervorschriften zu verbessern, Fehler bei der manuellen Berichterstattung zu reduzieren und der Federal Tax Authority (FTA) Echtzeit-Einblick in Geschäftstransaktionen zu ermöglichen. Im Gegensatz zu einer PDF-Datei oder einer eingescannten Rechnung, die per E-Mail versendet wird, ist eine UAE-E-Rechnung ein maschinenlesbares Dokument, das über ein zugelassenes Netzwerk zertifizierter Anbieter übertragen wird, bevor es den Kunden erreicht.

Einführung der verpflichtenden E-Rechnungsstellung in den VAE

Die VAE führen die E-Rechnungsstellung schrittweise auf Grundlage des Umsatzes ein. Die Einführung wird vom Ministry of Finance (MoF) und der Federal Tax Authority (FTA) überwacht:

• 1. Juli 2026 — das Electronic Invoicing System (EIS) wird für die freiwillige Nutzung und für Teilnehmer am Pilotprogramm geöffnet, sodass Unternehmen ihre Einrichtung testen können, bevor verbindliche Fristen gelten.
• 30. Oktober 2026 — Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mindestens 50 Millionen AED müssen einen Accredited Service Provider (ASP) beauftragt haben.
• 1. Januar 2027 — die verpflichtende E-Rechnungsstellung beginnt für dieselbe Gruppe größerer Unternehmen.
• 31. März 2027 — Unternehmen mit einem Umsatz unterhalb der Schwelle von 50 Millionen AED müssen einen ASP beauftragen.
• 1. Juli 2027 — die verpflichtende E-Rechnungsstellung wird auf die übrigen betroffenen Unternehmen ausgeweitet.

Das System basiert auf einem Peppol-basierten Fünf-Ecken-Modell (lokal als DCTCE — Decentralised Continuous Transaction Control & Exchange bezeichnet), was bedeutet, dass Rechnungen niemals direkt per E-Mail zwischen Geschäftspartnern ausgetauscht werden. Stattdessen verbindet sich jede Partei über ihren eigenen ASP, der die Rechnungsdaten in ihrem Namen validiert, formatiert und übermittelt.

Wer benötigt E-Rechnungen in den VAE?

Die E-Rechnungsstellung in den VAE gilt grundsätzlich unabhängig vom Mehrwertsteuerregistrierungsstatus, vorbehaltlich bestimmter Ausnahmen:

• Große Unternehmen (Jahresumsatz von mindestens 50 Millionen AED): müssen bis zum 30. Oktober 2026 einen ASP beauftragen und die Vorschriften ab dem 1. Januar 2027 einhalten.
• Kleinere Unternehmen (unter 50 Millionen AED): müssen bis zum 31. März 2027 einen ASP beauftragen und die Vorschriften ab dem 1. Juli 2027 einhalten.
• Unternehmen in Freihandelszonen: fallen in den Anwendungsbereich, sofern ihre Transaktionen dem Electronic Invoicing System unterliegen, und müssen in bestimmten Fällen zusätzliche Angaben zum Begünstigten machen.
• Nicht ansässige Unternehmen, die in den VAE tätig sind: sind nicht Teil der ersten verpflichtenden Phasen, sollten jedoch die weiteren Leitlinien verfolgen, da sich die Pflichten mit der Weiterentwicklung des Systems nach dem Ort der Transaktion und nicht ausschließlich nach der steuerlichen Ansässigkeit richten.

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E-Rechnungsstellung vs. E-Billing

Aspekt	E-Rechnungsstellung	E-Billing
Zweck	Steuerliche Compliance, gemäß den Vorschriften der FTA verpflichtend	Abrechnung und Zahlungen, kundenorientiert
Format	Strukturiertes XML (PINT AE), über einen ASP versendet	Flexibel und informell (PDF, E-Mail, Portal)
Plattform	Peppol-basiertes Electronic Invoicing System	Nicht verpflichtende interne Systeme oder Systeme von Drittanbietern
Archivierung	Mindestens 5 Jahre, in bestimmten Fällen länger	Gesetzlich nicht vorgeschrieben

Wesentliche Merkmale des E-Rechnungssystems der VAE

Das Electronic Invoicing System basiert auf dem Austausch strukturierter Daten und nicht auf der bloßen Digitalisierung von Dokumenten. Unternehmen müssen sich auf folgende Anforderungen vorbereiten:

• Ausschließlich strukturiertes Format: Rechnungen müssen als XML gemäß PINT AE (einer für die VAE lokalisierten Version des Peppol International Invoice Standards) ausgestellt werden — PDFs, eingescannte Kopien und Word-Dokumente gelten nicht mehr als rechtsgültige Rechnungen.
• Verpflichtende Nutzung eines ASP: jede Rechnung wird von einem Accredited Service Provider, der mit dem Netzwerk der FTA verbunden ist, geprüft, signiert und weitergeleitet; Unternehmen können E-Rechnungen nicht direkt miteinander austauschen.
• Standardisierte Datenfelder: der Rechnungsinhalt muss dem offiziellen Data Dictionary entsprechen, damit jedes Feld, von der Steueraufschlüsselung bis zu den Käuferkennungen, bei allen Anbietern einheitlich ist.
• Verknüpfung von Anzahlungs- und Schlussrechnungen: gemäß Guidelines v1.1 (gültig ab dem 1. Juni 2026) muss eine Anzahlungsrechnung in der entsprechenden Schlussrechnung über das Feld "Preceding Invoice Reference" referenziert werden.
• Archivierung: E-Rechnungsdaten müssen innerhalb der VAE aufbewahrt werden (oder so gespeichert werden, dass die FTA weiterhin darauf zugreifen kann) und zwar mindestens 5 Jahre nach dem betreffenden Steuerzeitraum. Für immobilienbezogene Transaktionen oder laufende Streitfälle kann sich diese Frist auf bis zu 15 Jahre verlängern.

E-Rechnungsdatensatz

Eine konforme E-Rechnung in den VAE muss die gemäß der Mandatory Fields Specification erforderlichen Daten enthalten. Diese umfasst rund 51 Pflichtfelder, darunter:

• Identifizierung von Verkäufer und Käufer: Steuerregistrierungsnummern (TRNs) und Angaben zu den Rechtsträgern.
• Rechnungsmetadaten: Rechnungstypcode, Kennzeichen des Transaktionstyps, Rechnungsnummer und Ausstellungsdatum.
• Positionsdetails: Beschreibung, Menge, Stückpreis und die geltende Mehrwertsteuerbehandlung für jede Ware oder Dienstleistung.
• Steueraufschlüsselung: Mehrwertsteuersatz und -betrag werden für jede Steuerkategorie auf der Rechnung separat ausgewiesen.
• Zahlungs- und Referenzdaten: zu zahlender Gesamtbetrag, Zahlungsbedingungen und gegebenenfalls ein Verweis auf eine vorherige Anzahlungsrechnung.

E-Rechnungsstellung nach Transaktionstyp

B2B-Transaktionen:

• Schrittweise verpflichtend: ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 50 Millionen AED und ab dem 1. Juli 2027 für die übrigen Unternehmen.
• Sie bilden zusammen mit B2G den Kern der ersten Einführungsphase.

B2G-Transaktionen:

• Sie werden ab derselben ersten Phase wie B2B erfasst, wobei staatliche Einrichtungen Rechnungen über dasselbe Peppol-basierte Netzwerk austauschen.

B2C-Transaktionen:

• Sie fallen derzeit nicht in den Anwendungsbereich der Verpflichtung. Rechnungen an Verbraucher sollen voraussichtlich in einer späteren Phase berücksichtigt werden, sobald die Einführung für B2B und B2G etabliert ist.

Sanktionen bei Nichteinhaltung

Verstöße gegen die E-Rechnungsvorschriften der VAE werden anhand eines eigenen Sanktionssystems für das Electronic Invoicing System geahndet:

• Versäumnis der Implementierung oder Beauftragung eines ASP: eine wiederkehrende Geldbuße pro Monat (oder Teil eines Monats), solange das Unternehmen die vorgeschriebenen Fristen nicht einhält.
• Versäumnis der Ausstellung oder Übermittlung einer E-Rechnung: eine Geldbuße pro Rechnung bis zu einem festgelegten monatlichen Höchstbetrag, sodass sich auch wiederholte kleinere Verstöße innerhalb eines Berichtszeitraums summieren können.
• Verstöße gegen die Aufbewahrungspflichten: unvollständige oder nicht zugängliche E-Rechnungsarchive können bei einer Prüfung durch die FTA zu zusätzlichen Sanktionen führen, zusätzlich zu etwaigen rechnungsbezogenen Geldbußen.

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